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会展活动策划人员管理

2018-07-19

展出工作必须明确分工,一人负责全面协调,其他人负责指定范围的工作。

  首先,会展策划公司要任命项目经理和项目协调人,并授予相应的职权。项目经理是后台,工作的总负责人,其职责是:选择或参与选择筹备人员和展台经理;制定工作内容和日程并根据实际情况和条件调整工作内容和日程;编制、调整预算并控制经费开支;监督、协调、管理筹备人员的工作;与展台经理共同选择、培训展台人员;参与评估及总结展出工作。

  就其次, 根据需要确定各方面的负责人,如宣传联络、展品运输、设计施工、行政后勤、财务管理等方面。

  再次,任命展台经理。展台经理是前台工作的总负责人。如果有条件,应该由项目经理兼任。展台经理的主要责任是:根据公司营销及市场战略,参与确立展出目标,决定在展览会上如何开展贸易工作;与项目经理协调安排战前宣传;选择展台人员并安排展台工作培训;协调、监督、管理展台工作;安排展后评估、总结工作;安排、监督展览后续工作。

为用人 员分工情况可以用联络表的形式编印出来。内容包括人员姓名、职权、联系地址。联络表可以包括外部单位,如支持单位、接待单位、运输公司、运输代理、设计施工公司、道具公司、广告代理、花草公司、电信公司等。联络表分筹备联络表和展台联络表,分别用于筹备和展出阶段。

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对展览有关人员进行有效的管理是展出成功的基本保证。展览人员管理的突出特点是临时性。对大部分参加展览甚至工作的人员来说,展览工作只是其全部工作的一部分,也就是一小部分。

筹备组、展出组也是临时组建的机构,也就是说工作是临时的、人际关系是临时的。这种临时性可能表现为当事人工作不全力以赴,同志之间、上下级之间关系松散,合作比在正常环境下难度要大一些。把临时组织起来的展览人员管理好,从而将临时性的展览工作做好,需要比正常情况更下大功夫。展览人员管理工作主要是选人和用人。

  (一)选人

  应从技术、能力和性格各方面选择展览有关人员。技术在这里是指知识和经验。展览需要多方面的专业技术,根据这些需要选择和培训有相应知识和经验的人员。这一点对展台推销人员尤其重要,通过选择和培训使展览相关人员具备相应的技术。能力在这里主要是指领导、协调、合作、交际等方面的能力。这些方面的能力对展览工作相当重要,包括项目经理领导筹备人员,筹备人员之间合作与协调,展览人员与外部人员的交际等等。缺乏这方面能力的人员不容易做好展览工作。

  (二)用人

  用人既要用科学手段也要用艺术手段。科学手段主要是分工、监督、协调、评估。分工是确定每个人的责任、权利和工作内容,分工要落实到人。监督是了解人员工作情况,包括工作态度、工作质量、工作进度等,监督同时也是一种压力,促使当事人努力工作。协调是均衡地调配人与工作,张弛有度。监督和协调是一项日常性工作,但是会议也是重要方式,要定期召开检查、监督会。评估是在工作结束时对人员和其工作的全面总结和评价。评估的方式是平时观察积累和展览完成之日召开总结会。艺术手段主要是鼓励、表扬、奖赏、批评和处罚等。这实际上是一种思想工作,是精神上的管理。由于展览工作的临时性,管理人员倾向于多使用奖励的积极手段而避免使用处罚的消极手段,要多鼓励、多表扬,通过鼓励、表扬激励展览人员的积极性和主动性。


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