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会展项目管理与策划的基本流程

2018-05-16

为了便于对项目活动策划进行控制,人们通常把一个项目从开始到结束的全过程按照先后顺序划分为若干阶段。按照会展项目的特点,可以把会展项目的周期分为四个阶段。会展项目管理的过程就是这些阶段的总和。

(一)项目启动阶段

会展项目的启动也就是会展项目管理的起点,按照会展策划的一般规律,会展项目的启动是从市场调研开始的,然后经过会展项目构思直到会展项目的立项。

项目经可行性论证后,申报到有关部门,经过批准后,会展项目就可以正式立项了。会展项目的立项,标志着会展项目管理的过程进人下一阶段。

(二) 项目规划阶段

无论是策划一个将持续儿天的膳宿会议,还是举办一个产品交易会策划时间和投人的精力都将远远超出会议的举办时间。几个人策划、组织一次大型会议花上几个月的时间根本不足为奇。合理的规划是会展项目管理的基本组成部分,规刘内容包括会展项目所实施的工作要素和活动时使用的一些技术,它涉及明确项目目标、制定工作分析结构以及确立工作责任矩阵。


(三) 项目执行阶段

会展项目执行阶段是使会展项目在既定的项目时间和项目预算中执行的动态过程。它是为确保按时完成项目的一系列工作程序,包括项目活动分解的深入和细化、过程控制以及项目要素的调整等内容。

在项目实施中,要将所有活动列成一个明确的活动清单,并且让项目团队的每一个成员能够清楚有多少工作需要处理。活动清单应该采取文档形式,以便于项目其他过程的使用和管理。当然,随着项目活动分解的深人和细化,工作分析结构(WBS)可能会需要修改,这也会影响项目的其他部分。例如成本估算,在更详尽地考虑了活动后,成本可能会有所增加,因此完成活动定义后,要更新项目工作分析结构上的内容。

对于大型展会项目,按照行业惯例,需要提前两年就开始策划,跟踪行业趋势并对原来的参展商和观众进行调查。一年以后,就应当按照计划描述的每月具体任务一步一步地执行完成。


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