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实用价值的活动总结摘要

2018-05-03

有实用价值的活动总结摘要应该包括下述内容:

1.公司与活动的战略目标以及实现这些标的战略设计与策划方案。

2.公司与活动的投资回报

活动从策划到运作再到执行的过程中,你要全程记录相关的信息,这些信息在将来撰写活动总结时都能用得上,这样你就不需要等活动结束凭着印象来进行总结。较为实用的做法是让客户经理以及一线员工记工作日志,以要点的形式列出重要问题,其中包括修改的成本计算、一切有争议的地方、增加的项目以及大范围的改动。图片形式的记录也十分可取。在记录图片式工作日志方面,宝丽莱超便携数码相片打印机是十分有用的活动策划工具。这种打印机极易携带,可以将具有蓝牙功能的手机上的图片以及有USB连线的数码相机内的图片立即打印出来。打印机使用特制的相纸,因而无须墨盒,相片的尺寸为2x3 英寸,相片背面有不干胶。相片背部的设计使其可以像贴纸一样粘贴在工作日志上。例如,如果你在进行活动会场的实地考察时,碰巧发现了一处进驻会场需要注意的问题,你可以迅速将其拍照、打印下来,贴在工作日志上,并记录物流方面的注意事项,这对于将来进人会场进行安装操作十分有帮助,可以将其列入活动总结中值得关注的问题,以作为将来在同一个会场举办活动时参考之用。

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每天都要向会议服务部经理询问当天用餐的实阿人数以及酒店客房实际使用量的情况,其中包括确认会享用服务以及付费的实际客人数,并将其保存在档案中,以备将来总结报告之需。

活动策划公司或供应南内部参考使用的活动总结以及提供给客户的执行总结应该包含不同的内容。例如,活动策划公司的工作总结应该可以在未来进行的业务工作方面提供帮助,也可以在今后和不同的客户打交道时,以及使用同样的设施或某些同样的活动元素时,对更深人地了解活动会场、供应南、产品等提供帮助,并且在完善下一次活动策划方面提供意见。这属于仅供内部参考的资料,进行存档以备未来之需。内部报告必须保留合同、时间推进表、会议最终的详细计划要求与变动以及其他材料的样本。此外,该报告还应该包括活动进展情况的资料以及关于到场人数、意见反馈、对未来活动策划与执行会有重要价值的细节问题的记录。

提交给客户的工作报告应该采取执行总结的形式。在活动结束后,客户自己也要撰写仅供内部参考的工作总结,而你提交的报告只是他们工作总结的补充,因此你的报告应该简洁明了、便于复印、便于客户的股东了解情况。向客户咨询其股东想要了解活动哪些方面的内容,以确保相关方面的数据与资料从一开始就受到关注。确保所有财务文件都有备份。报告该包括公司与活动目标的最终实现结果以及活动重点。尽量使沟通过程简化,双方沟通的内容应该包括合同金额与最后实际开支的对比、视觉效果重点以及活动项目的调查结果。

活动结束之后召开内部汇报会议,以确保为公司与客户提供的活动总结报告中没有遗漏任何重要内容。要记住,开会的目的是吸收经验、学习进取,而不是妄加评判。会议的重点应该是在那些方面取得了成功,哪些方面有待改进以及要采取哪些行动。参加会议的人员应该包括全体策划人员、外勤人员以及活动会场工作人员。尽量使汇报条理清听、重点突出,避免情绪化。尽量控制会议时间不超过一小时。

活动结束之后,你通常要亲自向客户进行工作汇报、但如果举办的是小型会议,也可以仅提交执行总结供客户参阅。要预先了解客户所关注的方面,这样报告才能做到有的放矢。活动的最终执行总结汇报可能会导致未来业务的终止,也可能会促进合作的发展。汇报工作应该在结账的同时进行。由于该报告属于商业文件,因此在撰写与汇报要尽量专业与严谨。

活动总结报告对客户与策划公司而言都是十分重要的活动策划工具。


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