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会展相关活动的种类与策划

2018-05-03


会展的类别不同,其主体内容也不相同,如展览会的主体活动是展位中的展示、宣传、营销活动。不过,会展相关的活动,如礼宾活动( 开幕式、招待酒会、领导会见等)、交流活动(技术交流、技术讲座、学术报告、经济论坛)、表演活动(产品演示、设备操作、技术表演)、贸易活动(贸易洽谈、项目介绍、合同协议、意向签约仪式)、娱乐活动(参观访问、观看文艺节目、品尝风味小吃)、等等,也都是不可缺少的内容。以下介绍主要的活动及其策划。

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一.专题会议策划

在会展的相关活动中,专业研讨会、技术交流会、行业会议以及产品发布会等是最常见的会议活动。在策划专题会议时,关键要掌握策划要点。

1.专业研讨会

1) 专业研讨会是以研究行业发展动态为主要内容的会议,其策划要点有以下几点。

① 会前简明扼要地向主要发言人与主持人介绍相关情况。

② 事先设计好会议议程。

③ 邀请知名人士主持讨论会。

④ 使主要发育人明白你希望他们做什么,

⑤ 明确讨论会的性质。

⑥ 合理安排讨论会的时间。

⑦ 与主持人讨论议程要求。

⑧ 请演讲者告诉你他们演讲的大致内容,并为你提供适当细节,

⑨ 预先与主持人讨论多少人来参加专题讨论会最合适。

⑩ 计划最多的互动人数,准备分会场。

? 预计要用到的演示设备。

? 关于分发材料,要让他们知道你能做到什么,以及什么无法做到。

? 如果可能,为专业研讨会安排一位会议主席,

(2) 有些专业讨论会,可以通过围绕中心议题进行动式讨论,从而收到良好的研讨效果,不过,这种专业讨论会对组织者的要求较高,在策划上需意的要点有以下几点。

① 在整个会议中最恰当的时候安排讨论。

② 确保这个议程的时间长度合适。

③ 考虑多少人参加合适。

④ 明确会议目标。

⑤ 提供必需的设备。

⑥ 安排一位会议主席或是总结发言人来掌控全程。

⑦ 用一些刺激手段来引发议论。如一小段录像。

⑧  房间布置要保证能够进行最大规模的讨论。

⑨ 使讨论的结果有机会得以反馈。

2.技术交流会

技术交流会是以技术的交流和传播为主要内容的会议。这类会议是与会者就大家共同关心的领域和能引领合作事业,或是未来伙伴关系的框架进行研讨。其策划的要点有以下几点

(1) 考虑合理安排会议时间。

(2) 不要强挤时间来安排活动。

(3) 事前当众宣传会议,要知道这个机会也许还有利于会议登记。

(4) 考虑设立“交流会”布告牌。

(5) 如果合适,与会议主席或主持人一起为会议构建框架,推进会议的进行。

(6) 考虑提供茶点。

(7) 不要强迫人们参加讨论交流会。

(8) 要考虑到那些也许不属于交流范围内的人。

3.行业会议

行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办,行业协会员或者该行业有关企业多加的会议。

行业会议在策划上有三个方面的中心任务,即会议的主题、议题和筹备方案。值得注意的是,行业会议的筹备方案有一些自己的特点。如有些会议举办时间、规明,场所固定,但召开方式灵活等。

4.产品发布会

产品发布会是以发布新产品或者是有关新产品信息为主要内容的会议活动。在发布形式上,可采取新闻发布会、记者招待会、情况通报会、记者通气会、政策说明会、技术推介会、产品推介会以及成果发布会等类型,这些类型在内容和形式上常常互相交叉,又各具特点。

产品发布会的策划要点有:

(1) 明确目的。

(2) 确定口径和发布方式。

(3) 选择时机。

(4) 确定对象。

(5) 发出邀请和接受报名。

(6) 确定主持人和发言人。

(7) 准备有关材料。

(8) 布置会场。

(9) 安排翻译。

(10) 收集媒体的报道。

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