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会展活动策划项目结束阶段的主要工作

2018-04-27

会展活动策划项目结束阶段的主要工作包括以下几个方面。

1.质量验收

质量验收是会展项目结束时工作的重要内容,是依据质量计划和相关的质量检验标准,对会展项目进行评价和认可,最后撰写质量验收评定报告。

2.费用决算

是指对从会展项目筹划开始到会展项目结束为止,这一全过程所支付的全部费用进行的结算与核定,并最终编制项目决算书的过程。

3.合同终结

指整理并存档各种合同文件(包括合同书本身、各种表格清单、经过批准的合同变更、进度报告、单据和付款记录以及各种检查结果),完成和终结一个会展项目或会展项目各个阶段的合同,完成和终结各种商品采购和劳务合同,结清各种账款,解决所有尚未了结的事项,同时向承包商发出合同已经履行完毕的书面通知。

4.展后总结

展后总结的般形式有: 组织所有参加展会举办、筹备和管理的人员召开总结会,对于各种发言,大会派专人做好记录,会后整理成文。同时,要求每个工作人员就自己的发言写一篇书面总结材料,办展机构将会议记录与该书面材料一起汇总,整理出一份完整的总结报告。

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展后总结会议的主要内容有:

1) 对展会策划进行总结。对展会策划方案进行分析评估,评估的内容包括: 展会举办的时间、地点、展品范围、展会规模、办展机构组成、展会定位、展会价格、人员分工、展会品牌形象、等等。

(2) 对展会筹备工作进行总结。

(3) 对展会招展工作进行总结。

(4) 对展会招商和宣传推广工作进行总结。

(5) 对展会服务进行总结。

(6) 对展会现场管理工作进行总结。

(7) 对展会指定服务商进行总结。

(8) 对展会时间管理办法进行总结。

(9) 对展会客户关系管理措施进行总结。

(10) 对展会的各种相关活动进行总结。

5.会展项目后续工作

展会闭幕以后的后续工作主要有:

(1) 向客户邮寄展会总结并致谢。

(2) 更新展会客户数据库。

(3) 发展和巩固客户关系。

(4) 处理展会可能存在的一些遗留问题。

(5) 准备下一届展会。


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