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活动策划中的初期规划应如何做?

2018-04-24

决定举办活动之后、需要进行活动构想以及成本的初步估算,确定有足够的资金,并为活动拨出专款要明确活动的目的,确保活动确实物有所值。接下来就可以对活动进行初期规划。在此阶段,如果公司没有自己的活动策划币,那么他们就需要决定是需要专业人士的帮助,聘请活动策划公司、私人活动策划师和公司自己的员工联手,还是让自己公司的员工直接与活动供应商合作,进行活动设计、预算管理、物流管理、时间安排、活动执行以及活动的全程构思和精心安排。

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大型活动策划时,人们通常想到的是“财”,而不是“才”。不论客户是公司、非营利组织、社会团体还是结婚的新人,他们都应该知道在什么场合下需要得到专业的帮助( 其中包括公关专家、有创意的导演或制片人),来解决活动制作从创意到实施的过程中方方面面的问题。活动策划人员绝对不应该将自己的工作仅仅看作是服务性行业,认为自己的工作仅仅是记录下客户的订单。恰恰相反,他们应该使自己、使自己的公司、使整个活动策划业成为商业销售与营销不可多得的宝责工T 具,在设计、制作、执行活动方面成为企业客户、非营利组织以及个人的得力助手、从而使其活动因量身定制、精心打造而与众不同,以达到并超出公司、工作和个人的既定目标。

不要把聘请活动策划人员与活动顾问看作是金钱上的浪费,事实上,他们最后还能帮你省钱。如果请得及时恰当,尤其如此。例如,优秀的公关公司可以帮助你选定嘉宾名单,确保对客人的选择恰到好处; 他们还可以协助举办新闻发布、制作宣传资料,使活动得到国内外媒体的宣传报道。有创意的导演或专业的活动设计师可以提供活动设计的策略性概要,其中包括策划、组织、物流、协商等方面的内容以及具有点睛作用的小细节。

可以毫不夸张地说,在当下,活动策划几乎无所不能,而专业人士的加盟足以令客户大开眼界。目前,成功利用空间的实例也不胜校举。例如,一家新高尔夫俱乐部使用了在太空打高尔夫的宇航员来庆祝其开张;某杂志用卫星从外太空拍摄的摆放在沙漠中的巨型模型作为封面来庆祝其周年纪念。晚宴也可以是早餐、4 宴或鸡尼酒会) 水平的提高是指在空间高度方面一一晚宴活动的地点被安排在悬挂于距地面50米高处的平台上(由起重机支撑),平台可容纳22 位客人、1名厨师、1名侍应生以及1名乐师。这样的餐会可以在世界上任何地方举办(前提是得到相关部门的许可),或者可以用来为活动安排--场架在空中的乐队演奏; 为新届时装展,或者为获得某品牌独家专卖的商户制造噱头并吸引媒体宜传报道时,则可以选用建筑物外墙作为时装秀的表演地点一一或者干脆把模特面向前方悬垂下来。活动的制作人或承办方能够确保将活动的构想付诸实施,并负责确保活动符合消防与安全的各项标准、相关证件齐备以及购买了相应的保险。

上述情况也同样适用于活动策划公司。他们也需要了解何时需要征询专家意见、去何处聘请自由职业者以及如何去聘请,从而来扩大自已公司的实力。


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