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活动执行会场娱乐安排常见问题解答

2018-04-18


问: 表演什么时候开始? 是否需要一些时间来进行排练?

答:北京活动策划公司会在合同里详细说明演员应该什么时候做好准备以及什么时候上场。通常音乐表演或娱乐活动最迟要安排在客人预计到达前15分钟开始。

这样,客人就不会遇到冷场。要向演员强调必须在客人到达之前做好准备。要了解当天他们在其他地方是否还有演出? 在两场演出之间是否留出了充足的时间? 在为你进行演出之后是否还要去赶场? 是否要去赶飞机?

有时,主要演员和特邀发言人也会面临上述问题。

安排排练时间时,要考虑排练场地是否还有其他人在使用。乐队开始进行排练的时间是否和负责视听设备的工作人员检查音响效果的时间冲突? 排练时,鸡尾酒会是否也在招待厅同时进行? 在招待厅是否可以听见排练的声音? 是否需要把两个地方的时间安排重新调整?

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问: 活动什么时候结束?

答: 介绍和讲话超过计划时间的几率是多少? 或许需要预留出一小时的

机动时间。


问: 如果活动达到高潮,是否需要演艺人员延长演出时间?

答: 在某些地方,聚会活动可以持续到凌晨1点,但是必须得到相关部门的批准或者持有特许证。如果主办方想要延长活动时间,事到临头才去打点一切肯定来不及。了解延长演出时间需要支付的费用。必须向乐队讲明,在接到通知前,不要拆走乐器设备。


问:设备的使用状况如何?

答: 设备是精美的、粗劣的、还是年久失修的? 是否符合公司形象?

是否存在着这样或那样的问题? 是否有不雅的图片或文字? 不要到活动的当天才猛然发现设备的质量不过关。


问: 设备什么时候到? 安装设备等准备工作需要多长时间?

答: 了解运送设备的方式,以便确定是否需要为卸车停车做出特殊的安排。是否聘用了工会工人、支付了工会费用? 设备安装是否战时可以进行?由谁来负责安装工作一一是乐队、会场,还是你方? 安装乐器并进行试音需要多长时间?

如果你所聘用的演艺人员以前从未在该场地演出过,那么安排他们和你一起做一次实地考察。是否有任何需要注意的问题,例如会场没有电梯,只能走楼梯; 走廊过窄; 有些柱子或吊灯无法避开等2在进行房间布置和餐桌摆放之前,乐器设备必须安装到位。

设备安装与会场内进行的其他工作如何协调? 先后次序如何安排?


问: 设备的装卸是否有特殊要求?

答: 是否需要使用推车? 卸车时是否需要帮手? 如果酒店隶属工会,这项工作就必须聘用工会的工人来做,要将这部分劳务费计入预算,因为这部分费用会影响到你的成本。需要租用什么设备? 支付哪些费用? 谁有资质使用租来的这些设备? 如果进行房间布置,照明、视听设备的安装,娱乐节目的排练等工作的复杂系数高,那么可能需要支付给工会昂贵的费用,有时会高达10万美元,甚至更高。因此,必须对这些问题进行全面彻底的调查了解,并将相关费用计入预算。娱乐设备的搬运是否需要使用货用电梯? 是否需要预定货用电梯的使用时间? 所搬运物品的尺寸与重量是多少? 如果要搬运钢琴,货用电梯是否装得下? 是否需要钢琴调音器?如果举办梦幻冰城主题活动,而为其准备的其中一件乐器是可以自动演奏的冰钢琴,应该如何搬运? 如何保证钢琴在搬运、展示或演奏的过程中一直完好无损,不出现任何故障? 要了解娱乐设备所有需要注意的问题,以确保在搬运过程中不出现任何意外。


问:舞台上是否摆有带有公司标志的物品?

答: 向经纪人咨询并复查合同。如果舞台上摆有公司的产品,某些明星可能会拒绝登台,因为这样看起来好像是在为该产品做代言。因此,必须得到对方的书面同意,或者使产品的展台与表演的舞台分隔开来。


问: 是否需要化妆间?


答:所需要化妆间的数量与大小各是多少? 是否有特殊要求,例如镜子、特殊照明、桌椅、衣架、储物间或茶点等?在一次奥斯卡颁奖晚会上,一位艺人将腰部以上的部分都涂成了金色,活动结束后他需要卸妆。因此对这类情况必须提前了解并做出安排。由谁负责处理此事? 如何处理?

如果娱乐节目里有动物表演——例如在丛林主题活动中,那么会场方应该如何照管动物并确保表演方和动物和客人的安全? 在活动中能见到活生生的小象或小老虎确实令人兴奋,但是动物的喂食、饮水等问题以及其他特殊需求应该如何处理?灯光的温度应该控制在多少度? 是否需要为动物增加防护措施以免受到人为伤害?是否需要为客人增加防护措施以免受到动物的攻击?如果小老虎逃跑到客人当中应该采取什么措施? 谁负责清扫工作?


问: 是否需要给表演人员提供工作餐和茶点? 他们和客人一起用餐,还是单独就餐?

答,如果表演人员在化妆间里用餐或用茶点,那么要在化妆间里配置用餐的桌特。演员的用餐时间通常较晚,因此要选择不易变质的食物。此外,在进行清理工作之前,必须确保演员已经用过餐。

在某次大型筹款活动中,演艺人员还没来得及用餐,食物就被清理了。由于举办活动的地点是在会展中心而非酒店,因此很难再提供新的饭菜。最后他们只能吃一些餐前小吃和凉菜。演员尽心尽力地演出,作为回报,你应该为他们提供最佳的服务来表达你对他们的敬意和感激。为演员提供最佳的服务是聘请演员的先决条件,绝不允许忽略,要在合同的附加条款里清楚地列出。指派专人负责演员的饮食等事项。


问: 如果为演员提供用餐,最好是在什么时间? 是否有特殊需求?

答: 有些演员不习惯在演出前用餐,因此要了解他们是否有任何特殊要求,并指派专人负责处理这方面的问题。在一次大型筹款活动中,有一位明星一直都没有用餐。原来他是一位素食主义者,而活动中所提供的都是油荤食物。在了解了他的特殊要求之后,员工为他准备了合适的饭菜。这些问题本应该早在活动之前就了解清楚,并进行妥善处理。演员的用餐不一定要和客人的相同。


问:乐队、模特或其他表演人员是否可以像客人一样随时享用酒水饮料或者活动所提供的其他服务?

答:活动中关于着装和举止方面的要求必须向签约演员交代清楚。

要明确演员是否可以乎用活动提供的烟酒招待。演员是否也属于受邀的客人?

可以邀请你的表演人员参加活动。如果娱乐表演是活动的主题,或许你会巡请演员在演出结束后和客人一起参加活动。例如举办戏剧欣赏晚会,可以邀请剧中的部分演员来参加你在演出之后所安排的活动。

如果活动的地点离剧院较远,要安排专人负责接送演员如果他们接受邀请,则

需要提前了解有哪些特殊要求需要注意。演员可能需要卸装和换衣服的时间,因此在活动开始前要预留出一定的时间。


问: 如何安排乐队的休息时间?

答: 提前计划出乐队的休息时间。该休息时间是否要和活动的时间安排协调一致? 为了保证演奏的持续性,是安排乐队成员错开休息时间,还是在乐队休息时播放录音带? 如果选择在乐队休息时播放录音带,那么需要播放乐队自己的乐曲,还是低调的背景音乐?


问: 是否有不宜演奏的歌曲?

答: 了解乐队的全部歌曲,制订活动中演奏的曲目表,之后再进行核查。要记住,你是顾客,而顾客就是上帝。如果对方坚持演奏一些歌词或曲调与活动不合宜的歌曲,那么终止合作关系。无须去迁就那些自大狂。


小贴士

让表演人员进行试演。争取到这些演员的演出现场了解情况,注意这些演员和观众的互动方式。许多艺人都能提供演唱的光碟,而有一点必须确定,而且必须在合同中注明,即活动当日进行表演的艺人和你事先看到的光碟里的表演者必须是同一人。乐队成员如果不是原班人马,演出的质量可能会受到影响。


问: 是否为演艺人员投保? 是否为演出设备投保?

答: 了解演艺人员投保的险种。要为设备或会场可能造成的损坏投保。是否还有其他情况需要投保? 会场方面都有哪些条款?


问: 在演出方面还有什么其他费用需要计入预算?

答: 有一些问题不能不考虑,例如涉及美国作由家、作家与出版商协会、美国广播音乐协会、加拿大作曲家、作家与音乐出版协会的版税与版权,用电、排练、加班、演员返场、工作餐以及演员合同中附加条款中的一些款项和条件。附加条款中会包括空运、食宿、设备运输、化妆间、设备租用、入驻会场、安装、排练以及其他相关条款。所有这些条款都会产生相关费用,必须计入预算。

所收到的报价中是否包含运费?其中设备运输是否涉及船运? 用电需要多大功率? 使用活动会场自带的音响系统还是使用自已的设备? 是否需要各用发电机? 活动会场的电力是否足以满足活动的所有需要? 不要只考虑娱乐活动的用电需求,也要考虑其他所有可能用电的情况。活动房间和会场内是否还有其他活动举行?

需要为演员提供什么设备? 如果娱乐活动请来的是音乐节目主持人,舞台上是否需要摆放桌椅? 是否有足够的电源插座和加长电线? 如何根据会场中原有插座的位置来设置所需设备? 如何避免电线和插座绊倒客人?在做预算之前要清楚地了解与演员和活动会场所签订的合同中都包含哪些条款和要求,以便将必要的费用列入预算。


问: 服装方面有什么要求? 演员是否得到了通知?

答: 演员应该如何着装? 他们是身穿演出服前来,还是到达后再换演出服?如果他们使用了人体彩绘或者化妆面积较大,是否需要单独的盥洗间? 化妆问是否需要采取安保措施? 是否需要上锁? 是否需要储物间?


问:一旦发生紧急情况,是否有联系演员或演员公司与经纪人的固定电话和手机号?

答:必须知道上这人员的电话、手机号。如果在活动当天出现了意外情况,应该能够知道去找谁、到哪里去找、如何最快找到。演员的演出通常在晚上,因此难以在早晨联系到他们(他们那时可能在睡觉)。


问: 如何处理客人的要求?

答:在处理客人的要求时必须考虑到各各方面的情况。例如,为了方便客人在招待会上互相结识与交谈,你专门安排了低缓的爵士乐,但是有客人要求听点别利的(如硬派摇滚),那么你希望主持人如何处理?

改换音乐将会改变整个晚会的基调,之后再想回到原来预期的氛围则并非易事。


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