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活动策划落地执行场地相关问题答疑综合

2018-04-17

在活动策划落地执中,会出现各种各样的一些问题,本文由北京活动策划公司根据现场总结出一些问题以及答案,可以借鉴。

问: 什么时候使用场地?

答:要非常清楚使用场地的确切时间并确保在合同里注明,以免以后产生误解。要记住,现在与你合作的人以后不一定在场,在活动策划过程中,你可能会依次和销售部到业务部再到活动现场的工作人员一一打交道,因此,活动进程中的每一步都要落实成书面文字。

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问: 安装设备的时间是否够用?

答: 如果你需要的设备安装时间远远多于场所提供的时间,那么可以将活动中餐饮的收入作为协商砝码,来换取延长安装时间方面的实惠。记住,虽然他们从你的活动中获益,但要求他们为你的活动而延长停业时间,就会使他们损失餐饮方面的收入。如果有额外补偿,他们或许会允许延长安装时间。除了解安装的要求外,还要知道在搬运设备、安装、排练时,活动场地还有哪些安排。这些都会影响到你的时间安排。

某举办新车发布会的场地,将新车搬入活动会场的必经之地却被另一个活动预订了。为此,我们的活动只好改到了另一个可以保留24小时的房间,而这个房间是否便于汽车进出非常关键( 因为门需要足够宽)。这一关键的物流需求在签订合同之前就要弄清楚,不要等到活动当天再去落实。

确保在合同中列出你需要使用会场的具体时间,并约定在你之前的活动结束后,对会场进行清理,并使其恢复到事先商定好的状态。


问: 场地原有家具或固定设施需要搬走吗?

答: 寻找活动场地时,不要局限于其家具或国定设施。多数场地都同意将家具或设施搬出去存放在他处,以便接待更多的客人比如吊灯,有可能与装饰的主题不符,影响音像设备或者灯光设备的使用。在合同中详尽地列出需要搬走的家具以及你将会承担的费用。


问: 搬运家具需要额外开销吗?

答: 请员工搬运家具和设施,除去工会的费用(如工作餐费、起价量等)之外,还要支付其他费用。如果场地没有储物空间,就要用貨车来存放不需要的家具和设施一整夜或者更长的时间,这取决于数运设备、安装、排练、设备析除及报出所需的时间你的活动结束后,还要再把原会场的家具搬回来,为此也要支付一定的劳务费和其他相关物流费。为防止家具的损坏成丢失,确保给家具办理适当的保险。另外需要注意的是给装卸货的货车办理停车许可。


问: 在活动前、活动中及活动后需要安排清洁人员吗?

答: 不要以为场地方会提供免费的清洁服务。虽然这一条款可以协商,但你要在签订合同之前弄清楚。


问: 按规定场地可容纳多少人?

答: 了解并遵守场地的额定容量非常重要。使嘉宾人教最大化的其中一个方法是分时段邀请。例如,在请束中写上早、中晚的活动时间排。这种情况下,每次活动都要有正式的开幕与闭幕仪式,确保所有的客人都会在下一场活动开始前离开。这样做也有一弊,那就是如果活动时间不具体,内容没区别,则无法控制客人的离开时间。

某位高级活动的策划人遭遇的是另一种问题,当时会场人满为患,需要动用消防部门和警务部门来控制局面,活动差点取消他们告诉客户说贵宾素质高,不会违反请柬上的要求。第一组请柬要求第一组客人晚上6点到10点参加活动,第二组请柬的活动时间是晚上8点到12点。有经验的策划人一定猜到了结局。第一组客人因为孩子玩得正开心而不想离开。

当活动进入高潮,客人玩得很开心的时候,你怎么强迫第一组客人10点钟离开呢? 即使你可以通过明显的标记轻易识别客人是属于哪一组,但是如果客人迟迟不走,难道你还真要下逐客令吗?

必须遵守会场的容纳量,或者分别举办两次或多次活动,这不仅可以保护客人的安全,而且合乎法律,从而避免了一旦发生任何事情,客户公司、你的公司以及你自己因超员而受到起诉。这种情况的确发生过。一家租来举办私人活动的夜总会着了火,死了很多人。一家舞厅因超重而造成地面塌陷,造成了死伤。某包租的小船因船上人太多,超过其负荷而翻船,夺去了很多人的生命。


有很多增加容客量的好办法。场地的容客量有时是由卫生间设备的数量决定的。例如,如果场地跟一个办公楼相连,就可以采取增加安保人员的方法开放那里的卫生间。另外,也可以租用高档流动卫生间设施。

客人的舒适程度也需要格外关注。如果过于拥挤,或者总是要排队上厕所,他们肯定会失望地离开。


问: 什么是区域管制? 有什么该注意的限制或规定吗?

答: 了解什么能做什么不能做。你需要跟当地管理部门——消防、卫生、警察和市政工作人员一一联络好。比如,如果活动需要使用绳控热气球,就得与附近机场达成有关飞机禁飞区的书面协议,这样可以避免潜在的飞行危险。某公司想要举办一个加强团队建设的水上活动,首先要得到港口警察的允许。为了保证活动的顺利进行,救援船只、救援人员以及随时备用的教援医疗都需要计入活动预算。


问: 有噪声限制吗?

答: 如果活动场地在居民小区内,就可能会有噪声限制。这会影响到活动的结束时间。了解在哪里可以播放音乐以及音量可以调到多大等事宜。例如,某环境优美迷人的城堡,用来举办夏季户外活动是再适合不过了。但由于其地处居民区,晚上10点以后在花园里就不得再进行现场歌舞表演或播放录音了,并且对于音量也有特别规定。度假村对私人户外活动也有嗓声方面的规定,因为他们不希望乐队的表演时间太晚而打扰其他客人。


问: 需要购买什么保险来保护客人、客户、你的公司和你自己?

等: 向活动会场、供应商了解保险需求,并与客户客户公司律师、所有的人和物都在保险的保护条款之内。确保遵循一切保护程序。例如,对于团队建设的公司活动,必须让客人签署免责书。

切记,如果客人参加体育活动,要在活动后而不是活动前供应酒水饮品。


问: 员工的经验水平如何?

答: 你肯定想拥有最优秀、最有经验、最专业的员工。花些时间到活动会场去了解,看是否还存在任何问题。餐厅服务员可以戴耳环、戴唇环或染发吗? 主办公司的形象如何? 是否与公司一贯的形象相一致? 与高层管理部门讨论所涉及的各项礼仪。明确为活动设定的基调。需要员工表现得友好活泼还是矜持稳重? 管理部门要向员工进行说明。

在执行流程表中要记录下所有事宜。如果不能保证员工的整体形象与客户的形象相一致,则需另觅其他会场。在活动当晚布置工作结束前,请管理部门通知相关人员做活动前的最后检查,并把员工介绍给主要联系人,通常就是活动策划人。活动策划人可借此机会向全体员工就其为活动的成功已做出的和将做出的努力表示感谢。


问:他们之前是否经办过类似规模的活动? 规模具体有多大?

答: 多方咨询并与在该活动会场工作过的供应商探讨。向其了解之前的活动哪些方面做得不错,哪些方面有待改进。在某个时间段而并非一整天)的私人活动中,最多接待了多少客人? 他们带给客人怎样的体验?

要求提供证明并详细说明。他们曾经同谁合作,又取得过什么成绩? 将双方前客户和供应商的姓名和联系方式留下来。


问: 作为特殊活动的策划人,你之前有没有在这种场所举办过类似规模的活动?

答: 你或你的公司有什么切身体验? 如果你之前举办的只是较为小型的活动,那就要了解举办一场超过2000人的大型活动需要请谁来帮忙。

不要抱有投机取巧的想法。最好向在这方面有成功经验的人士请教,而不要勉为其难地去做。可以请有创意的导演来加盟,为你提供创新设计和物流服务; 与你的策划小组合作,获取他的专业知识的支持。

一家通常不提供包场酒宴服务的餐厅,在其他会场举办的筹款活动中承接了酒宴服务,虽然说他们的餐厅服务达到了五星级标准,但是在该活动中,他们的服务却有失水准。酒宴服务和餐厅服务是两个概念。酒宴服务人员通常会在同围巡视,及时为客人换上千净的杯子和盘子。在物流工作安排不到位的情况下,这一点就显得尤其重要。如果在立式招待会上没有事先规定把用过的餐具放在哪里,那么客人就会随意放置了。酒宴服务人员本能地知道什么时候该撒掉杯子或递上纸市,这种细心周到的服务和给当的礼仅是活动成功的基本要素。


问: 某些物品是否需要收走?

答: 如果在活动会场有平时摆放出售的物品,那么要把它们拿走并放到客人看不见的地方,否则客人 会误以为是活动用品,而你则不得不为此买单。某筹款活动中,客人把架子摆放的商品都当成免费样品带走了。


问:消防安全方面有哪些规定你需要办理什么许可证?活动会场须持有什么许可证?

答:必须了解各相关规定以及由谁负责办理哪种许可证。别以为活动会场会为你提供所需要的一切。你可能会需要酒水经营许可证、酒吧延时关门许可证(在特殊场合可能需要用到) 或帐篷使用许可证。所有许可证都要备份存档。

你还要了解消防局所允许的场地最大容纳量以及搬走家具或增添卫生间设施对会场产生的影响。要记住,保证活动人数不超过会场最大限量是你的责任,而不是会场的责任。为了安全起见,都有哪些消防通道? 必须保证其畅通无阻。另外,是否需要设置清晰的安全出口标志?

找到新颖的场所和设计独特的活动内容可以创造出令人难忘的情景,你希望举办的每次活动都成为到场客人一年中最难忘的时刻。要勇于尝新,但之前必须做足功课,做好计划和准备,必要时聘请专业人士。不要把活动局限于宴会厅,要尽量营造出神奇的效果,但首先要对活动策划与执行的所有相关情况提前进行准备。记住,不要放过任何细节,如活动场所的地毯要不要送去清洗? 卫生间是否符合标准? 涂漆是否完好? 墙纸呢? 每一方面都不容忽视。这样做十分必要。要创造出客人自己无法效仿的活动,并尽量使活动与众不同。

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