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解析北京酒店和活动策划会展中心举办活动的利弊

2018-04-17

北京酒店可以提供多种服务,包括按照客人要求给迷你酒吧备货、洗衣、干洗、传真、打字、复印、提供视频设备延长线、手机租赁、对讲机、服务台电话转接、布置标语(这项服务的费用可能会高得惊人)以及在演讲前一晚使用电脑修改讲稿等。

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如果客户没有随身携带电脑,而你的电脑又要用来处理活动中的各种问题,这时就要为临时修改讲稿的客人租借电脑。要知道,上述各项服务可能需额外收费。

要提前弄清楚所有的附加费用,并确保记录在总账中的所有费用都经过了你的认可。费用清单上要清楚地说明每项费用的用途,放入对账单中以备用。同时,每一笔额外的开销都要有负责人签字。

虽然在当地的复印社复印资料或发传真比较便宜,但是却浪费时间,如果在活动进行过程中,省钱费时的做法是否值得? 这就是金钱与效益的权衡了。酒店会提供服务列表,并附有相应的价格。可以的话,要把这些费用统统纳人预算中。例如,如果接待处需用电话,你就需要支付电话转接费和市话费(不同的酒店规定有所不同,有些酒店是免费的,有些酒店每次通话要收1美元以上的费用)。估算一下这个数额,并计人成本中,因为小费用积少成多,加起来很快就会远远超过预算了。

上述费用以及其他附加费还包括强制税和服务费,这些都需要计算在实际附加费之中。北京活动策划会场的租赁及餐饮的供给也会有附加费,这些费用不会列在合同中,但是不同的酒店会列在不同的收费说明中。例如,团体宴会菜单后面会列出各项条款,如厨师费、客人数量减少却仍然想用原来预订的大房间的附加费(注: 酒店保留对团体客人的房间做出调整的权利) 视听设备的大功率用电附加费,或者场租所涉及的工会费用等。与酒店签订合同前,需确切了解可能隐含的费用,并以文字形式记录,以了解其对总预算的影响。

上述情况不适用于在会展中心举办活动。在会展中心,卸货要付劳务费。除去工会的费用之外,有时还会有三四个小时的起价费或加班费。此外使用桌子、窗帘和桌布都需付费。会展中心还没有专用酒杯,如需使用,还要额外付费。

某公司首次选择了在会展中心而不是酒店来举办马提尼品酒活动。单是租用马提尼酒杯,他们就支付了6000 名美元的费用!展区也没有铺地毯,租用地毯又是一笔额外开销。在展销会上,配制钥匙和清洁吸尘也需要额外付费。详细了解应包括哪些费用、哪些费用可以协商以及除基本费用外的附加费都有哪些,以书面的形式加以落实。

对在上述两种场所举办活动的成本进行过比较之后,你会知道酒店和会展中心究竟哪一个更划算,然后可以就具体问题与活动会场方进行协商。会展中心也能像酒店一样免去某些租金,但是他们首先要知道你的活动在客房、食品和伙料方面的花费是多少消费额低者租金就会高,酒店和会展中心都是如此。这些都会在他们的合同中列出来。这可能对你的预算有很大的影响,因而要特别注意。

在签订合同前要弄清楚有哪些额外费用,了解如下问题:

桌椅是否要付使用费?

为活动额外准备的事项是否要支付费用?

是否需要支付清洁费?

有哪此超时费?

是否必须和指定公司合作?

电费如何收取?

要求将所有的额外收费在合同中逐条列出并纳人预算。你总不想在活动结束时看到什么“意外”吧,尤其是在活动资金有限的情况下。

在酒店和会展中心举办活动各有利弊。重要的是找到最符合你要求的活动场所,确保所有可能产生的费用都计人预算。


更多阅读:理酒店和会展中心举行活动的区别

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