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活动策划对场地的要求

2018-04-16


开始策划活动时,要有一个全面的活动规划,做一张类似下面给出的表格,列出你的要求。它能帮你确立活动的基本流程,使你对活动的需求有一个整体了解。以此表格衡量你想选来举办活动的不同地点,看看这些地点是否能满足你所有的要求。记住,要包括设备的搬人与安装、排练、设备的拆卸及搬出的需求,尤其是时间安排和物流方面的要求。

设想活动的全过程,确定对相应活动空间的要求。考查可行性并开始制作成本报表。要尽量做到具体详细。如果视听设备和舞台搭建需要20英尺(约合6.1米)高的天花板,就应当在表格里写清楚。当然还必须包括提前布置和排练的空间。如果需要提前24 小时预订宴会厅,以确保布置好的场地可以保留到活动当天的话,也要列出来。北京活动策划公司需要为演出人员准备一间化妆室,为员工准备一间办公室或安排一个区域摆放陈列物品,一定要在着手布置时通知会场方,好让他们为你预留出合适的空间。一旦合同签订完毕,缩减多余空间比想方设法解决空间不足问题要容易得多。

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为了准备一份精确的预算,需要照顾到活动的方方面面,尽量把所有可能的成本都考虑在内。在这个过程中,你会发现有很多不同的事项要计入成本,如办理街道停车许可证、聘请下班的警务人员等,这些费用应列入成本中的哪一项以及支付这些费用的原因要列示清楚。要不断更新成本核算,并根据变化增减项目。正如前面提到的,随时掌握开支情况是很重要的,这样你就可以及时调整并具有足够的资金确保活动要素的完整,这些活动要索是实现公司活动目标的必要元素。总之,合适的活动地点为实现一切设想发挥着重要的作用。

例如,某活动想通过场景布置带来一种暂华的感觉,使其成为在未来几年中人们所律津乐道的活动,就像在沙漠里闪烁的星空下,由知名音乐家为客人献上的专场交响乐演出。你可以让客人在日落时分乘坐然气球到达,着陆时送上香槟。在策划富有创意活动的同时,也要考虑到活动地点的实际成本问题,例如,万一天气状况或风力情况不适宜热气球飞行,就要有后备的交通工具、为不愿意乘坐热气球的嘉宾准备的交通工具、返程的交通工具(因为热气球在天黑后无法飞行)、一个透明的塑料账篷(适于天气不好时使用)、一个烹饪帐篷、卫生间、运送设施到沙漠的车辆、随时待命的医疗援助、保安、灯光设施、取暖设备、供电与备用发电机以及负责处理异常情况的监察员等。当把所有的费用纳人预算后,你可能会发现在沙漠里举办这样一场特殊活动的费用实在太高,转而考虑其他的方案或者看看成本报表中哪里还有可以调用的资金以实现你最初的设想。任何情况下都要清楚地知道资金状况,以做出明智的决定。活动策划周详,活动执行按部就班,才能保证最后不出现“意外”。提前了解各项成本,才能做出明智的决定。


更多阅读:活动策划—活动执行中对场地的注意事项

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