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活动策划—活动执行中对场地的注意事项

2018-04-16

尽量不在宴会厅举办活动。当迪士尼决定在多伦多一家最受欢:的摩温匹克餐厅举办《关女与野兽》的首映仅式时,这家餐厅之前从未对外关闭过。

虽然在一天中陆续招待1000位客人,与同时招待1000位客人其两码事,但是摩温匹克餐厅有电影里的很多场景,如喷泉、特意为暗会布置的魔法森林以及集市场面,集市中的小吃档还以电影里的人物进行了重新命名,如卢米埃烧烤、波特夫人咖啡茶饮、乐芙蔬莱沙拉小迷糊寿司、贾斯顿寿司、考格沃斯海鲜、玛丽面包、芭贝特甜品以及格兰德布希夫人意大利面食。,这里简直是举办这次活动的不二之选,当然,这些也可以在宴会厅中打造出来,但既然最佳的场地已经存在,又何必舍近求远呢? 只要稍作策划创新,就可以创造出令人难忘的神奇效果。

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选择在摩温匹克餐厅举办活动,不仅比在宴会厅增添了一种独一无二的感觉,而且这种做法也是从前没有过的——又一个独一无二。

在世界很多地方,高级餐厅通常会为了举办私人活动而暂停营业,但是也有些餐厅并不认同这种做法,因此他们可能不会为了你的活动而暂停对外开放。餐厅最担心的是客人一旦被拒绝,就不会再来了,北京活动策划公司给出以下这些建议有助于打消任何顾虑。因为涉及费用问题,这些都是可以与餐厅办商的。有些费用需要餐厅来承担,而有些费用则由你负责。要提前弄清楚都涉及哪些费用,在合同中列出来,并把你要承担的费用添加到成本报表中。

◎提前设置告示牌,说明餐厅关闭时间。

◎在活动周特别摆放带有提示语的餐桌垫

◎在活动当天放置“私人活动”标志。

◎通知当地饭店的礼宾员,活动当天餐厅停业。

◎发放饮料和小吃的赠送券,以感谢当天光顾餐厅但不能被接待的客人对活动的理解。

◎建议附近的餐厅做好接待额外来客的准备。

◎开通去往另一家餐厅的专车。

◎在地下停车场安排工作人员,把餐厅暂停营业的通知在客人停车前告诉他们。

在策划餐厅活动时,除了上述这些善意、礼貌的做法外,还有许多其他注意事项:

◎如果餐厅设在购物中心里,要确保得到购物中心管理部门的允许,并弄清楚那里对你的活动有什么限制。有的购物中心是按照商场的一定营业新来收取定比例租金的。如果活动是在客人较少的晚上举办,还能为他们带来额外的收益。如果活动得到了媒体的高度关注,也就给购物中心做了有力的宣传。如果你的客户不反对,出于礼貌的做法,也要邀请购物中心的高层管理人员前来参加活动。

◎通知商家,购物中心即将举办特殊活动,以便他们能做好相应准备。你会发现多数商家都很理解,因为这对他们而言是一次吸引公众的机会此外,活动也让那些没有光顾过该购物中心的顾客认识了这个地方。

◎如果餐厅是独立的经营单位,要与当地消防和警务部门取得联系,看有什么要注意的地方。如果餐厅是在购物中心里,要与购物中心和餐厅的管理人员进行沟通,以免违反租借条款或消防安全的规定。

◎如果你已经与餐厅方面协商好在早餐或午省后暂停营业,那么安排现场的员工提前准备以确保餐厅按时关闭。在开始布置会场时,如果又来了就餐的客人,最好就不要再接待了,因为仓促的接待会令顾客不满意,而你的布置工作又受到打扰,也会感到不愉快。即使只关闭部分餐厅也是如此。要提前做好准备,并明确告诉管理人员关闭餐厅或餐厅某-部分的确切时间。如果能很好地向顾客解释清楚并提供免费饮料的话,他们通常都会理解,并愿意听从安排。

要了解该场地在你的活动举办前都有哪些具体安排。确保安装设备和布置场地的时间在合同中已有明确规定。例如,有一个绝佳场所,经常被用来举办特殊活动,而且也常常用来举办婚礼。对此你必须了解,在你进驻场地之前,该场地有什么安排,同时要确保留有足够的缓冲时间。在你进行活动场地布置之前,可能会碰到婚礼彩排。婚礼彩排非常麻烦,因为它通常不按时开始,或者进行到很晚,所以会造成拖延。你必须事先意识到这个问题,确保婚礼举办方充分考虑到你的场地布置时间,以免产生冲突。他们意识到了时间安排的重要性,才不至于令彩排虎头蛇尾。


更多阅读:活动策划—活动场地地点的选择


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