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活动策划—活动场地地点的选择

2018-04-16
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正如房地产业流行的一一句话,位置决定一切。活动会场的位置选在哪里极其重要,这将决定活动的成败。

北京活动策划公司为老年人举办的展览会为例。展览会在某大型会展中心举行,该会展中心分为南北两个会场。北会场相对较旧,但是去展厅较方便,停车场也在附近。南会场相对较新,但是从停车场要步行20 分钟才能到展厅。在本例中,展览会选在南会场举办,但因其目标群体是老年人,北会场应该更合适。由于该展会是一次大型的花卉展销,选择南会场举办展会就更为不便,因为展会的客人和参展商不仅要从停车场步行到展厅,返回时还要带着购买的沉甸甸的东西,而且会展中心又不像酒店一样配有行李员。这样的安排不仅使客人和参展商感到疲惫,而且还使参展商的成本增加了,从而导致了出席人数的减少,同时由于大多数客人在没有任何帮助的情况下很难将重物搬进车里,销售量也会下降。可见,活动地点必须与活动类型相符,并尽量使客人容易到达。

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某特殊表演每年要在多伦多举办两次。这个活动极受欢迎。活动会场有地下停车场,参加活动的客人可以把外套留在车上,乘电梯上去直达活动会场。表演的组办方为方便客人购物还提供购物车。过道很宽敞,也方便购物车通行。如果购买的东西太多,购物车装不下,手里也拎不了,还可以把东西存在正门旁的存包处。如果客人有需要,会场还提供把购买的东西送到车上的服务。活动会场随处都设有可供休息的座位。饮水处还有满足不同消费层次的几个茶点区。此外,会场的卫生间设备良好,有方便婴儿更换尿布的设施和残疾人专用设施。这里处处都让人感到舒服惧意,令人完全放松、毫无压力,主办方细心周到,因而人们都非常期待参加这样的活动。

活动会场的选择并不仅仅局限于酒店、会展中心或餐厅,有些精品服饰店也可以借来举办私人鸡尾酒会或招待会。但是在活动之后要举办一场时装表演来介绍他们最新款的服装。有些精品店其至附带厨房设施,这样来,就为提供餐饮服务带来了便利。此外,还可以租用快艇、室内溜冰场、机场飞机库来举办活动,或者租用军械库、博物馆、美术馆来举办晚会。你可以在停车场搭建帐篷或者在有屋顶的网球场甚至是酒店的天台举办活动。私人俱乐部、饭店或空闲仓库都可以在彻底改造后用来举办活动。

唯一能限制你的就只有想象力和预算了。如果想让活动场所不对外开放,可能要额外支付一些费用。在选择活动场所的时候必须要考虑到这一点。如果这样做的费用较高,也可以找一处有包房的会场,这样就不用包下整个会场,而只租用包房来招待客人。当然,最重要的是找到符合需要的场地。例如,顶高30英尺(约合9.14 米)并带有四个大壁炉的饭店就是举办冬日烛光晚餐或圣诞主题婚礼的最佳场地,这样在夹层楼就可以俯瞰到宴会厅。

有经验的活动策划师凭第六感就可以知道,他们是否找到了可以为活动增添活力并满足活动及物流各项要求的场所。这是他们一走进活动会场,就能看到、感觉到和想象到的。完美的活动场地会给他们一种感觉,那就是古迪洛克所说的,“恰到好处”。她不会退而求其次,她只要正合她意的。这也正是你在策划活动时必须要做好的。


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