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活动策划公司现场布置常见问题解答

2018-04-13
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问: 是否安排了特殊的迎宾活动?

答: 客人入住酒店房间之后,如果可以立即听到表示欢迎的电话留言,并拿到提前放在房间里的小礼物,一定会感到十分愉快。在夏威夷,可以为客人准备冰镇热带水果汁和现烤的菠萝包。在东方,可以为客人准备一壶热茶和各种当地水果(挑选水果时要格外小心一一新加坡有一种水果,乍看之下好像大蜘蛛趴在果盘里。千万别吓着客人!)。在摩洛哥,有异城特色的果汁、特色美味或者一大碗摩洛哥柑橘总是让人感到既赏心悦目,又增加食欲。此外,摩洛哥的长茎玫瑰色泽非凡、物美价廉,很适合送给客人。在迎宾活动中最好不要安排要蛇表演、动物表演和当地手艺表演。可以将这些表演安排到后面的节目里。客人舟车劳领,需要贴心的迎宾服务,尽量使迎宾活动不同凡响。

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问: 活动是否需要探照灯、展品、地毯、客流控制、舞台布景、特效、照明、视听设备、激光设备、烟火表演?

答: 在开始策划之前,要对活动会场进行实地考察,以此了解你的奇思妙想是否切实可行。在一切开始之前,先独自对活动会场进行初步考察了解,我到对活动会场的感觉。之后,再和即将共事的各供应商一起对活动会场进行规划考察。提前和主要供应商在活动会场碰面,可以增强活动期间的团队合作精神。这样做,餐饮供应商可以将自己的要求直接告诉负责安装工作间的工作人员,而且你也无须再为集体见上一面就能解决的问题而来回奔波。各主要经管人员对活动的计划安排要有同样的了解。

他们提前了解的情况越多,行事就越容易符合你的要求,并且他们可以根据自己以往的经验提出建议。一旦确定了计划方案,接下来就要确保计划有条不素地进行,同时还必须清楚地了解需要处理的问题,其中包括各种许可证以及消防安全法规等的要求。


问: 安装搭建工作需要多长时间?

答: 要了解活动策划公司工作人员安装设备所需要的时间,并为其安排先后顺序。例如,先布置舞台、安装乐队设备,之后再布置安会餐桌,因为在清空的场地上布置餐桌要方便得多。最后摆放餐桌。乐队设备、安装照明、视听设备、布景等,定要比在摆满了。如果有特殊的照明要求,例如各餐桌的单独照明,那么照明组工作人员就需要在餐桌摆放之后再对。照明设备进行必要的调整。了解各方所需时间,是否在你所限定的时间之内?是否需要提前进入会场? 所有这些问题都十分重要,因为各个方面都会影响到预算和可行性问题。如果你必须提前进入会场。而这样做又会对会场的收益造成损失,那么你就需要多付租金。

除去要和活动会场商定进入会场的时间之外,还要了解在你进行准备工作之前,是否还有其他活动在那里举办。是否会有拖延的情况发生? 要了解在你之前的活动只是简单的早餐或午餐,还是什么非常复杂的活动。导致之前的活动无法准时结束的所有因素都要提前考虑到。如果会场可能出现各种状况,从而导致你无法提前进入会场,那么这就不是理想的场所,如果你愿意对布置安装进行调整,则另当别论。在签订合同之前,了解你所需要的准备时间。

事例

在某次时装筹款活动中,客人已经到了会场门口,而上一场活动还未完成清理工作。客人们不得不一次次地躲到一边给工人让路这是策划人员未考虑到会场的其他使用情况而造成的。此外,他们还发现,在搭好了餐台、运来了食品之后,除了一条过道,客人们就没有了其他可走动的空间。显然,策划人员没有经过全面、仔细的考虑。


问: 在迎宾方面,是否对任何特殊设备有特殊要求? 是否需要舞台特效? 为此要支付多少费用? 是否将加班费计入了劳务费? 该活动会场是否属于工会?

答: 在某次泳池派对活动上,

首先映入客人眼帘的是一场梦幻般的音乐喷泉表演,从而引起客人的兴趣,并使他们对接下来的活动安排充满期待。音乐喷泉表演是多彩的喷泉伴随着激情音乐而舞动,或者和着经典交响乐的节拍而跳跃的一种表演形式。训练有素的音乐喷泉技师既可以整晚单独表演,也可以和你请来的乐师一起不演一一现代、摇滚、古典乐无所不能一一为你精彩绝伦的活动添上最绚烂的一笔。

喷泉的陈设、多彩的灯光效果以及激光装置的准备工作需要5个小时的时间。公司的产品发布会、大型的晚会活动、婚礼以及其他特殊活动,均可使用具有神奇效果的音乐喷泉。

除音乐喷泉之外,还可以使用泡泡墙、水墙、瀑布以及其他许多融合了水元素的特效为迎实工作以及正式的活动创造精彩的视觉大餐。



|小贴士 

特别注意: 在拉斯韦加斯,和酒店签订合同时必须注明,客人入住前。必须将客房打扫干净。有些酒店总是用未经打扫的“脏”客房为客人办理入住手续,因为客人到房问放下行李后,通常会径直去赌场看别人博彩、或者自己亲自下赌场。而如果是这样,则正中酒店的下怀。


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