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会议策划|技术交流会及行业会议的策划

2018-04-12
搜索关键词: 会议策划 会议服务

一、技术交流会的策划(关于会议策划的相关问题

技术交流会与专业研讨会在策划、组织上有很多相似之处,但由于其主要目的在于技术的交流与产品的展示等,二者又存在一些不同,具体表现在如下几方面:

第一,在主题确定上,着重关注行业技术领域的热点问题,专业性强;

第二,在主持人与嘉宾邀请上,应是行业内的技术权威,能回答观众提出的技术问题;

第三,对场地及演出设备的要求较高,如附带小会场,有演示空间,有多媒体、视频播放设备等,现场操作人员要能熟练应用现场设备,保证演示的顺利进行;

第四,在预算上,往往是企业唱主角,可收取适当的费用作为会议的经费来源。


二、行业会议的策划

目前在会展经济成熟的欧美国家及个别的亚洲国家和地区,政府管理会展行业的职能已与展览行业协会紧密结合在一起,二者共同作用,相辅相成。随着中国会展市场的不断完善,也必将呈现如上趋势,行业会议的权威性、专业性、重要性不言而喻。

据国际会议协会(ICCA)统计,行业会议对展会的需求正呈现不断加速增长的趋势,行业会议正越来越趋向于同展会结合在一起举办。

1、行业会议的争取

一般来说,行业会议有固定的程序,举办时间固定,如每一年、每两年举办一次,会期一般是4~5 天,最多不超过6天;会议地点不固定,轮流在办会会员所在地举行,并且举办时间与地点往往不是一个人决定的,要通过协会的会员大会、理事会等共同商定。因此,要争取行业会议与本地的展会结合起来办,并不是一件容易的事情,当组展方不能与协会联系时,可通过协会在当地的分支机构与之联系,争取使行业会议与展会结合进行。 

2、行业会议的总结

鉴于行业会议的重要性与影响力,会后应重点做好客户的回访工作。会议结束不久,与会代表对会议及展会的印象仍在记忆中,如果能抓住机会,深入与客户发展关系就容易多了。记忆是印象的延续,可在跟踪服务中得到加强,跟踪服务做得越早,效果就越明显,如果在会议结束后不及时联络客户,目标客户就会失去在展会期间的热情,也就意味着该客户将可能失去,因此要做好回访工作。

另外,做好感谢工作,对所有的与会者、参展商、观众、重要的支持单位、合作单位及给予支持的媒体等都应考虑答谢。同时,应做好媒体跟踪报道,主要是对展会及行业会议做一个回顾性的报道,将有关情况,相关统计数据提供给新闻界,以进一步扩大展会的影响力。


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