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关于会议策划的相关问题

2018-04-12
搜索关键词: 会议策划 会议服务

1、会议进行期间的策划。这时期的策划包括如下三方面,(专业研讨会与技术交流会的策划

(1)会议流程安排。这主要包括两项内容:一是安排会议主持人与嘉宾的发言。二是会议议程的安排。要根据主题确定相关议题及各自的讨论方式、时间安排等。注意与展会的时间相配合。

(2)会议配套服务设施的组织。会议与展览不同,对设备设施的要求相对较高,如场地租用、会场氛围设计、音响视听设备等,要注意检查并提前调试,保证会议期间的正常使用。

(3)会议相关服务的安排。这主要包括:会议材料的准备,会场茶水服务,酒会、午餐、晚宴等安排,会场礼仪接送安排,社交活动安排等。


2、会议结束后的策划。会后的主要工作是做好总结。会议结束后的总结至关重要,它不是独立的工作,而是展会管理工作的组成部分。总结的作用在于统计整理资料,研究分析已做过的工作,为未来工作提供数据资料、经验、建议。会后总结主要包括如下几项工作:

第一,对会议举办意义的评估,如评估会议与限会之间的促进作用,与会者的反应等。

第二,对会议实施方案的评估,如会议进行中是否出现过意外情况看各项支出是否合理,

控制是否得力,各部门是否协调等。

第三,对照预算对会议的成本效益进行评估,通过以上评估,将相关结论作为提高下一一次会议水平的依据。


3、行业会议的策划

行业会议策划应注意以下几点

其一,行业会议主题的确定,行业会议主题往具有前路性,特向性与预酬性,限会的主题者能与行业会议主题很好结合,对于限会影响力的提升自然大有益处。

其二,行业会议的主讲人通常是行业协会、会员单位,、政府相关部门内有影响的人物,不同于一般的会议,常常有协会领导与政府部门主管人员出席,应注意各项接待细节的安排。

其三,由于行业会议的影响力大,往往有新闻媒体到场,注意结合展会的相关新闻报道,可起到宣传推广的作用。

其四,行业会议的预算。行业会议的支出预算与一般会议相同,但其经费来源更广泛,如企业的赞助、会员的会费、政府支持等。


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