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会议策划|专业研讨会与技术交流会的策划

2018-04-12
搜索关键词: 会议策划 会议服务

专业研讨会与技术交流会是展览期间常见的两种会议组织形式。两者均立足于对本行业发展的前沿、动态的跟踪,论题具有一定的前瞻性和导向性,能给观众带来新思维与新视野。(会展主题的确定与选择


  一、专业研讨会的策划

  专业研讨会的策划应能实现“以会带展,以展带会”,突破传统的思维模式。展览会特别是专业性很强的展览会,召开相应的研讨会将为展览会带来实质性的东西。招展者在招商时,可以利用自身的优势,通过会议的重要性来带动企业参加展览会。把会议研讨与展览结合,是企业参展的动力所在。


  (一)确定会议主题

  会议主题是会议的灵魂,会议主题的准确确定,相当于会议成功了一半。一般来说,作为展会相关活动的会议在确定主题时有如下几个特点:一是具有前瞻性,要紧跟时代脉搏,能预测某一领域的发展趋势和走向,所选题目是行业内企业所关注的;二是所选题目是行业内的热点问题或是有争议的问题:三是要选择展会主题相关的议题,引发观众及参展商进行深入沟通与交流。

  为了更好地确定会议的主题,组展方可以征询相关行业科研机构有关专家的意见,也可对参展商和目标观众进行调查,了解他们的需求意向,在综合各方信息的基础上提出主题。


  (二)研讨会方案的策划

  1.会议筹备期间的策划。包括:

  (1)会议基本内容的策划:会议名称、时间、地点、规模、承办单位、主持单位、赞助单位等。需要注意以下方面:

  ●会议的时间与展会时间相协调,排好次序,便于参展商与观众参与。

  ●会议地点的安排上应照顾到参展商与观众的便利。

  ●对参与对象可进行适当的限制,如对参展商与专业观众给予一定的优惠,与普通观众收费不同等。研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不应很多,除非是行业标准讨论,一般不应超过100 人。

  ●注意事先印制资料和宣传册,在招展与招商时就发放;对面向普通观众的会议则应注意通过网络、广告等进行宣传。

  (2)会议预算。会议召开前一般应做出预算。下面的“X X 会议经费预算”向我们介绍了做会议预算时需要考虑的项目。


  X X会议经费预算

  一、主会场租金

  二、会场气氛布置

  三、设备租用:投影仪、有线话筒、无线话筒及其他四、酒店餐饮:午宴、晚宴、茶休

  五、广告宣传:同声传译设备、会议资料、纪念品、会场礼仪、代表证、广告牌、文件包

  六、交通通讯、客户联络费七、专家劳务费八、员工劳务费九、办公费用十、不可预见费

  十一、根据会议策划需要的其他费用(另议)


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