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活动执行|关于拜会和邀请嘉宾

2018-04-12
搜索关键词: 活动执行 礼仪接待

活动执行方便有许多的活动细节需要落地,比如邀请函、嘉宾邀请、礼仪接待服务等多方面的细节,以下简单介绍下关于邀请嘉宾及拜会的含义及相关细节。

会展服务人员的沟通策划

(一)拜会

拜会是一种“走出去”的公关方式,主要形式是展览企业方面的高级管理人员上门拜访参展企业的有关人士。拜会是一种礼节,表示对被拜会人的尊重,同时也是公关工作,其目的是为了获得被拜会人的支持。

拜会人可以是高级别的人士,比如展览企业方面的高级官员拜会重要参展企业相关人上。级别高的拜会多出于宣传和巩固关系的考虑,作用是建立更进一步的联系,并通过被拜会人间接地扩大展览会和展览组织的影响。

级别高的拜会要早安排,用书信、传真等方式约会确定,用电话再次确认。如果拜会级别高,具体安排人还需要事先为拜会人提供有关被拜会人的基本情况,以便拜会人有所准备,使会谈气氛融洽一些,内容更有针对性。拜会时可携带一此资料和礼品。拜会人在拜会后的适当时间可以致函被拜会人表示感谢,告之相应的展出效果,并表示愿意长期保持彼此的合作关系。


(二) 邀请贵宾

邀请贵宾工作是一种“请进来”的公关方式,主要是邀请相当级别的人七参观展觉。贵宾参观展览的主要作用是提高展览知名度,扩大展影响,以吸引参展企业的注意和参加兴趣。但是这项工作的目的要通过新闻宣传方能实现,因此要与新闻工作紧密结合。

贵宾可以是展览会所在地的政府高官、工商界名流,不论是哪方面的贵宾,也可以是参展企业方面的相应人士。从这方面看,贵宾为重要人物,都有宣传效应。

如要邀请贵宾,安排工作要尽早做。其中的关键人物是贵宾的秘书或助理,应向他们充分说明展览的意义,使他们为此早做安排。另外,与展出地相关的部门也要协调好有关工作,包括机场接送、参观、招待会、宴请、拜会等。

贵宾参观应当认真准备,时间、地点、接待人、资料、礼品等都要安排安当。贵宾到达之前,准备迎接。参观展览时,展览会方面重要人物要一路陪同参观。准备要充分,要有详有略地介绍展览情况,并准备回答问题。但是一般的经验是越高级别的贵宾“金口”越不开。因此,参观之后,可以安排一个小型招待会。安排要正规,习惯上,贵宾要做简短发言,发言须提及展览单位。


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