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展会服务|关于展览​招待会的服务

2018-04-12

在各种会展服务中一定会有重要嘉宾的招待服务,以下是北京会展策划公司简单分析的关于招待会的相关介绍。


招待会是在展览会上与关键人物或重要客户接触的重要方式。举办招待会的主要目的是扩大交际范围,加深与参展客户的关系。


1.招待会的规模。招待会的规模视需要和条件可大可小。规模比较大的有开幕式招待会、答谢宴会等,规模小的实际也就是宴请。不论规模大小,都是公关交际工作。招待会可以根据需要举办多次,至少举办一次。第一次招待会可以在展览会开幕当晚,规模可以大一些,之后可以视需要举办一些规模小的招待会或宴请。(会展服务人员的沟通策划


2.招待会的邀请对象。招待会的邀请对象主要是最重要的参展企业以及政府有关部门的官员、工商界名流。招待会主要是公关展览,但是也有一定价值。因此,邀请范围可以包括目标媒体,利用招待会做一些新闻宣传报道。名人效应中外一样,因此,可以考虑早些安排邀请重要人物。邀请函要适时发出,上面要写上被邀请人姓名。邀请函要富于个性化,不可用通函形式邀请。邀请人如果感到自已受到重视,出席的可能在就会增大。


3.招待会主要时间安排。招待会主要时间应当留给展览企业与参展企业、当地工商界人士、政府以及新闻记者结识交谈。不过,邀请重要人物出席招待会,安排重要人物主持并做简短讲话,有利于提高招待会的气氛和效果。招待会讲话可以概要介绍展览企业及此次展览的目的。居览企业重要人物在招待会前后站在门口迎送客人是比较好的做法,可给客人留下更深、更好的印象。


4、招待会管理。招待会涉及费用、人员、事项、时间等管理因素,因此要统筹安排。招待会需要考虑的事项包括邀请范围、地点安排、酒水安排、座位安排、讲话安排等。展览期间招待会可能比较多,因此,要早做安排。人数多的招待会用自助方式,以便出席人员自由交谈。自助方式还有一个优势是饭莱酒水费用相对较低。使用自助的招待会可以另外安排一个单间供少数主要人员就座用餐。主要人员在发言并与招待会出庞人员稍作接触后就离开,这是一种习惯做法,但是不公开说明,如果安排的是坐餐方式,要考思桌次及座次,这是一项比较费神的工作,要考虑不同地区的不同习惯,尤其在重视排位的地区要特别用心。排序决定后要书写打印座位标签,餐前放在相应的位置上。


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