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活动策划|​关于开幕式的介绍

2018-04-12
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开幕式是展览会的重要仪式,也是重要的展览公关活动工作。举办开幕式的主要目的是背造气氛,扩大展览会和展览组织者的影响。开幕式的规格和档次体现了展览组织者的实力和展览会的规格。(展会活动定位


1.开幕式的邀请对象。开幕式的邀请对象一般为政府官员、工商名流、新闻人士、外交使节、公司老板等,本身就有相当大的影响力,具有宣传价值。一方面,借助其影响,加强展览宣传,提高展览会的知名度并扩大展览会的影响面,吸引更多的观众参加展览。另一方面,这些人物都有一定的参展权或建议权,对展览会效果有着直接或间接的重要影响。


2.开幕式时间。开幕式酒常安排在展览会的第一天,若有一些国家和地区邀请最高领导出席开幕式,就要根据该人物的时间安排开幕式。也有一些其他原因将开幕式安排在第一天之后。如果开幕式不是第一天前几天的展览称作“预展”或“贸易日”等。如果是面对普通公众开放的展览会,开幕式可以安排在周末和节假日。 


3. 开幕式筹办。开幕式的筹办工作要尽早做,重要人物的时间都尔排相很紧,如果不早约定,晚了就很难请到重要人物。筹办工作首先要确党人员、事项、时间、预算等管理方面的因素以及开幕式的时间、地点,规能、科序、仪式等基本事项。人员包括后台的筹办人员和前台的可仪,发言人、剪彩人等。内部人员尽早指定,外部人员尽早协商确定。内部人员落实后就委分配任务,外部人员落实后,就要商量发言稿,告之细节。如果所选择的场地需要预约租用,就要尽早联系、协商、确定。开幕式时间、地点确定后,其他筹办工作才能开展。

筹办工作的一项重要任务是邀请出席人。要先拟定邀请范围和名单,编印请柬,安排寄发。请束的措辞、格式、版面一般是固定的,但是也可以有创意,给收帖人一种新鲜感。根据需要和条件,在请柬上注明“请确认”或附上回执。要事先了解当地的邀请出席率,以便计算寄发数量。时间也要控制好,对于重要的邀请对象,可以在寄发请柬后用电话再次邀请确认。发言稿要提前写好,以便有时间互相交换阅读、修改、打印。发言宜短,要避免套话废话。

开幕式会场要布置好。如果需要,提前安排书写横幅,用词、尺寸、颜色等都要考虑周到并交代清楚。主席台上根据需要安排发言台、座椅、扩音设备,其中坐席排位要事先商量好,座椅上要做记号,以防坐错。如果人多,可以在主席台上安排一个引座人员。主席台上是否提供饮料要视当地习惯和条件事先商定。有些展览会的开幕式比较简单,主席台上人员一律站立,但这种安排要考虑年老体弱者。很多开幕式没来宾坐席,要布置好。有时,要考虑在前排给不上主席台的贵宾留出座位,这些座位或者贴上标签,或者在走道上设路标,或者安排人员看守。

现场设备不仅有音响设备,还包括照明设备、空调设备等,要安排专人负责控制。如果放背最音乐或其他录音,要事先准备好磁带并向演出设备控制人员交代好。


4.开幕式的程序。  

一般是司仪宣布开幕仪式开始,主宾顺序发言致辞、剪彩和参加展览。隆重的开幕式甚至安排演出和放烟花。

在会场人口处可以设签到处。签到处的作用是维持人场秩序、记录来宾情况。签到处的工作包括检在、收取请束、宗取来宾名片或要求签字,发胸牌或胸花以及发资料袋等。资料袋内准备展出资料、发言稿、主需合人员名单、开幕式程序、礼品等。签到用具有签到台(最好铺上台布)、签到牌、签到笔、签到簿。签到处的人员一般安排外貌举止俱佳的礼仪小姐。

休息室供重要人物使用,尤其是主席台上的人物,在休息室齐了一起上台。如果可能,要安排一名礼宾官,负责迎接引导贵宾。

签到处收到的名片是很有价值的资料,要指定专人收集、分类保存。接受邀请参加开幕式的人士或多或少对展览会有公关、宣传价值。

有些展览会会收到不少花篮,可以考虑布置在主席台或开幕式会场人口处以增加喜庆气氛。如果花篮上有赠者名称,要注意恰当的顺序排列。

剪彩需要安排的用具有立杆、彩带、剪刀、手套,人员主要有托盘员和持彩人( 如果不是用立杆拉彩带,托盘人和持彩人的任务是指挥剪彩人就位和开剪)。托盘人要事先进行适当的培训,包括等候、上台、排列、递剪刀、递手套、下台顺序、步伐、立姿等。持彩人、托盘人一般安排外形气质好的,另外着装也要考虑周到。彩带传统上使用红绸,并结大花结。对于展览会的庞大开支而言,绸彩带的费用微不足道,但是,众目之下,把一整条红绸剪断,容易给人浪费的印象,可能引起微言。因此,现在不少展览会改用纸质的专用彩带。

开幕式的内容一般包括参观展览馆。路线要事先安排好,算好时间,通知相应的展览摊位。参观过程中,谁引路、谁解说、谁陪同最好事先有所安排。重要人物都应有人陪同,不要使他们感到受了冷落。如果开幕式之后是招待会,要將重婴人物引到招待场地。如果重要人物在参加后离开,要送上车。

表演、放烟花比较专业、复杂,需要委托专业公司安排。


5.开幕式新闻工作。开幕式应当通知新闻媒体,并安排好自己的抵影报道人员。开幕式的效果在很大程度上依赖于新阳报道,从某方面看,举办开幕式就是给媒体提供报道家材。此外,要根据当地的规定通知有关部门安排好停车、引导、保卫、消防等事项。

举行开幕式的目的是扩大展览影响,如果展览会影响已经经很大“知名度已经很高,就不一定举行开幕式。欧美很多影响大,效果好、务实的贸易展览会就不举行开幕式,而将主要宣传精力放在了新闻工作上,对他们而言,新闻工作就是公关工作。


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