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介绍会议的基本要素

2018-04-11

认识会议

会议的基本要素主要包括会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、与会人员。(会议的召开形式有哪些?


1.会议名称

会议名称可以反映会议的基本信息,一般来说可以由以下的某些方面组成: 会议主办机构、会议的主题、会议的类型、会议的时间或届次、会议的范围、会议的规卖、参加对象等。例如“XX年小米旗舰新品发布会”,其中“小米”是会议的主办机构,“旗脱新品”是会议的内容,“XX 年”是会议的时间,“发布会”则表明了会议的性质或者类型。又如“广东轻工职业技术学院第二十六次学生代表大会”,其中“广东轻工职业技术学院”是会议的主办机构,“第十六次”是会议的届次,“学生代表”是会议的参加对象,“大会”则表明会议的类型。

会议名称必须用确切、规范的文字表达,它既用于会议的“会议通知”,使与会者心中有数,做好准备,又用于会议的宣传、扩大会议的效果。大中型会议的会议名称做成横幅大标语,置于会议服务主场中的前方或后方,作为会议的标志,简称“会标”。会标必须用全称,不能随意省略,以免语意不顺或文理不通,产生误解。

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2.会议议题

会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的其体问题,是会议活动的必备要素。通常,会议的议题必须体现出会议的目的和会议的主题。议题的产生通常有两种情况:一种是领导根据需要制定的: 另一种是秘书经调查研究、综合信息之后反馈给领导,再由领导审批决定的。而有些重大的代表会议,先由代表提出“提案”,由大会秘书处汇总,再提交主席团审查通过,才能成为列人会议议程的会议议题。一次会议的议题应当安排适宜,确保与会人员能够充分讨论和发表意见,确保能够高效率地利用时间。


会务人员安排每次会议的议题有以下技巧: ①个主要议题和一两个小议题搭配安排。②将同类性质的议题同时提交一次会议讨论。③适当准备一些后备议题,以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议进一步讨论。


3.会议时间

会议时间包括会议的召开时间和会期两方面。选择恰当的时间集会,安排长短适宜的会议时间,对于提高整个会议的效率有重要的影响。因此会议召开时间的选择、开会时间的长短是会议计划需要考虑的重要因素。

(1) 会议的召开时间,指的是会议什么时候开始和结束的时间节点。通常需要考虑以下几个方面: ①是否适合会议组织人员完成全部准备工作。②是否方便与会人员尤其是会议的核心人物参加出席。3会议召开期间的自然因素。比如当地季节气候的变化,尽量避免在气候多变的季节和地区集会。

(2) 会期通常是指整个会议所需的时间的长短。会议可短可长,少则儿分钟、几十分钟,多则数小时、几天,甚至十几天。确定会期长短主要考虑以下要素: ①议题的多少。②议程的简繁。③松紧适度。对于时间比较长的会期,应该适当安排间歇时间。会议组织者应尽可能准确地预计会议需要的时间,在会议通知中写明,及时通知与会者,便于与会者有计划地安排自己的相关事宜。


4.会议地点

会议地点是指会议召开的举办地,也可具体指举行会议活动的场所。为了使会议取得预期效果,应根据会议的性质和规模,综合考虑会场的大小、交通情况、服务水平、环境与设备是否适合等因素。而有些重要会议在选择会议地点时,还要考虑其政治影响或经济效果。

一般来说,选择专业的会场会省去许多麻烦,但是相应地,专业会场的租金也会比较昂贵,主办方应该落实会议的场数,确定租用时间的长短,结合自己的会议预算,选择适合的会议地点。


5.与会人员

与会人员主要指被邀请来参与会议整个过程的人员。包括正式成员、列席成员、特邀成员,旁听成员。与会者的数量是决定会议规模的主要因素,一般来说,与会者的人数越多,会议的规模也就越大。确定与会人员名单应考虑以下几方面问题:

(1) 参会对象的范围。明确必须参加会议的单位或个人。

(2) 参会对象的职务或级别。根据会议本身的规模和级别确定与会人员的职务或级别。如首脑级的会议只有国家领导人参与,部长级会议只有各国的部长参加。

(3) 参会对象的身份。参会身份有正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员4种。

(4) 参会对象要有代表性。应邀的与会人员是否代表着某一部分人的意见,并维护他们的利益,这是会议能否真王发扬民主、集息广益的关键因素。


二、成立会务机构

中大型会议应成立会务工作机构,挑选有组织经验、有接待经验的成员组成。单位委派一个领导担任会议的总协调,由会务组负责向主管领导汇报。一般来讲,会务工作机构包括以下几个小组,各组分工明确,互相协调,既熟记本岗位职责,又要胸有全局。


l.会务组

负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。

2.秘书组

负责拟写会议方案,准备各种会议文件和资料,做好会议记录,编写会议纪要、简报等工作。

3.接待组

负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。

4.宣传组

负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。

5.财务组

负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。

6.保卫组

负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。


三、制定会议预算

会议活动是一项消费活动,举行任何会议都要消耗一定的人力、物力、财力。编制会议经费预算,其实就是对会议收人和会议支出做理性的预测,也就是估算会议未来的收人额,并将这些收人合理分配到各项会议活动的开支中去。会议的经费预算包括会议支出预算和会议收人预算两大部分,预算方案须经领导机构审核,报请财政主管部门批准方可通过。

1.会议支出预算

(1) 会议费: 包括场地租金、设备租金、茶水饮料费等。

(2) 资料费: 包括购买会议办公文具和印刷资料等费用。

(3)食宿费: 包括会议期间与会人员的餐饮费用和住宿费用,一般与会者自费,由会务组统筹。

(4) 交通运输费: 包括会议期间多次接、送与会代表所使用的租车费、油费、停车费、过桥费、司机劳务费等多项费用。

(5) 宣传联络费: 指用于会议宣传、新闻发布、联络通讯等方面的费用。

(6) 其他杂费: 诸如安排会议合照、会间活动、雇用会场翻译、会场保安、礼仪小姐、购买大会礼品赠品等所需的费用。

2.会议收入预算

(1) 会议主办单位或主管领导部门拨发的会议专款。

(2) 与会者缴纳的会务费。

(3) 商业赞助或捐赠。

除了以上几个会议经费的主要来源外,还有一些会议经费来源,如联合主办单位的交费、会议陪同人员的交费、会议活动的收费、某些有偿服务的收费等。

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