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关于会议的定义、筹备及会议策划人概述

2018-04-03

会展策划学中,会议的策划既可以纳人到整个会展策划的体系之中,又可以单独成章,成为整个会展策划体系的必要内容,现代会议的发展使得会议活动有着自己的特性。

一、会议的概念

孙中山先生曾说过:“凡研究事理而为之解决,一人谓之独思,二人谓之对话,三人以上而循一定规则者,则谓之会议。”(孙中山:《民权初步》)在《现代汉语词典》(商务印书馆,2000年增补本)中,会议被定义为有组织有领导地商议事情的集会。

二、会议的定义

所谓“会”,是聚合的意思;所谓“议”,是指商量讨论。因此我们可以说,会议是人们怀着各种不同的目的,有组织地聚集在一起的议事活动。

会议的规模、种类、时间根据情况各不相同。全世界每天都有许许多多的人参加着各种各样的会议,如政治性大会、会谈、座谈会、研讨会、研习会等。

有时,人们为作出决定而举行会议。这类会议的典型是各种政治会议,尤其是当问题涉及团体内许多不同人群的时候。

发布信息是人们举行会议的另外一个重要原因。在会议上,各种不同的目标团体与公众都可以获得相应的信息资源。

在现代社会中,有相当多的会议是与经贸活动有直接关联的这类会议可以通过组织集会促使公众接受并采取行动,如产品促销会等。

还有许多会议是为了进行学习交流而召开的,如“人力资源开发”、“会展人才培训”、“高级经理培训班”等。

会议的种类林林总总,这里不一一列举。

三、会议筹备

会议筹备在逻辑上是按以下步骤进行:

(1)主办者决定举行一个会议。

(2)选择或聘请承办者。

(3)指定策划委员会。

(4)确定会议目标。

(5)选择会址。

(6)选择发言者。

(7)进行市场营销。

(8)举行会议。

然而,在实际操作过程中.具体的会议根据其规模、主办组织的结构等不同而有所区别。

四、会议策划人简述

现代的会议策划人每年要花去几千小时进行会议策划活动,从简单的培训会到涉及几千个与会者和几百个参展人员的大型会展不等。这是一个令人激动的、丰富多彩的和不断发展着的职业。

会议策划人的主要职责包括预算、挑选会址、与饭店和航空公司以及卖主进行谈判、制定活动计划和贸易展览计划、确定餐饮品种、实施饭店及陆地交通的组织工作、进行会后总结。包括向参会人员进行调查并对每项活动所涉及的接待设施和服务进行评估。



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