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展会策划中参展商如何制定预算?

2018-04-03

参展商制定会展预算时,一方面需要全面考虑开支项目;另一方面,要对会展费用进行有女控制,在保证参展效果的基础上,使预算费用得到最大限度的使用。因此,在这里分别从参育基本预算项目、需要特别强化的项目和成本控制项目三个方面,具体分析如何为参展商制定合理预算。


参展商预算的项目比会展组织者(即:会展策划)少,大致由九个项目组成:

(1) 照明、电源及其他服务。组织者一般会指定电气承包商安装、出租电气设备。如果企业经常参展,可以考虑自己购买设备,但是增加了运输费、安装费和电费仍需要支付。设备操作示范可能需要用水、燃气、压缩空气等,要事先了解清楚有无供应,并知道价格。

(2) 展架、展具、地毯。展架、展具可以租用,经常参展的企业也可以自己购买。最好租用地毯,虽然地毯不贵,但自己购买并反复使用的麻烦很多。一些展览会也不铺地毯,企业如果觉得使用地毯效果好,就买最便宜的地毯,会展结束以后就丢弃。

(3)电话。租用电话可以方便企业自己联络,提高工作效率,也能作为交际手段让顾客使用,有助于提高参展效果。在移动通讯高度发达的今天,人们更习惯于用手机进行联络,而这部分费用更多的是列支在“通讯”项目中。

(4) 文图、道具办公用品。企业需要为展台专门制作文字、图表,这是必要的开支。企业演示用的道具及办公用具,由于租用价格贵,自备为佳。

(5) 展览资料。会展资料中包括公司介绍、产品介绍、报价单等内容,有的项目可能印在整个会展的会刊上,但详细的产品信息和报价,公司应该专门印制。

(6) 展台清洁。一般清洁费包括在场地租金内,如果不包括,清洁费也不会太高。如果展台面积不大,可以在晚上闭幕以后自己清扫,不要等到来日开展前。无论自己清扫或雇佣别人,不要忘记展品的清洁和保养。

(7) 联络、差旅、工作人员食宿及补贴。在决定参展前应进行实地考察,有利于做好设计、宣传、运输工作。展台人员的食宿要尽早与组织者联系,以争取折扣。因为在会展期间,参展企业和参观者很多,客房、餐费都可能上涨,提前预订可以降低成本,避免出现问题。

(8) 展品运输和保险。参展企业可以自己运输展品,但如果展品多,最好由专业物流公司安排。展品运输的时间要计算好,太早或太迟都会导致额外开支,保证开幕时展品到齐是最基本的要求。展品要注意小心包装、搬运,尤其是反复使用的展具、办公用品更要注意。

参展企业都必须办理保险。有的公司只需要办理手续,将保险从正常经营范围扩大到展览项目、参展人员和展品上,不需另外付费。如果保险费需要另付,可以从组织者推荐的保险

公司中选择。

(9) 接待客户。通常,展台尤其是大展台要给坐下来洽谈的客户提供饮料,甚至正餐。企业要与组织者事先联系,为展台配备冰箱、茶具、咖啡具等设备,或者提供临时的会客场所。如果公司距离展场近,可以使用自己的设备;否则,可以租用场地设备。

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