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​会展预算五步走

2018-04-02
搜索关键词: 会展策划 会展服务

从会计学的角度来看,会展收入是指在会展实施过程中所形成的经济利益的总流入,支出<费用>则是指在会展实施过程中经济利益的流出,而利润亦即通常所说的经济效益则是收入与支出之间的差额。要实现办展或参展的经济效益,必须从会展策划开始,制定一个合理的会展预算,并在会展进行过程中,严格按照预算进行操作,只有这样,才能保证参与会展的各方获得预期的经济效益制定会展预算的过程。


会展预算是会展前期管理的一部分,必须结合办展(参展)具体目标,有计划、有步骤地进行。经验表明,在参展前、展会中、展会后,分别投人65%、25%、10%的精力,将获得最好的会展效果。


首先,明确办展(参展)的具体目标。例如,实现成交额5亿美元,参现人数达到1万人,树立参展企业的形象,等等,在明确具体目标的基础上,才能看手制定会展预算,只有能实现会展目标的预算,才是合理的、成功的预算。


第二步,收集信息。有三类信息需要收集过去的预算数据,会展所需商品的最新价格信息通货膨胀的相关信息。其中,要往意通货膨胀的信息,因为预算制定离会展正式举办有一定的时间间隔,对可能的物价上涨做未雨绸缪的准备,可以保证会展经费充足。


第三步,拟订预算。在以上三类信息的基础上,对需要支出的各种费用和可能取得的各项收人进行详细的列表分析,根据总预算作必要的调整,可以制定出相对精确的预算,以指导会展工作。


第四步,公布预算,征求意见。预算草案成形后,要征求各方的意见。有几个原则要注意:是选定一个人负责全部直接开支,明确费用标准和使用的权限及范围,交代清楚展出目标和预算额,向全体筹备人员说明;二是不轻易改变授权,也不轻易改变被授权人的决定;三是不要保密,要将预算限额告知有关的人员,包括外部的承包商。参考各方的意见,可以使预算更加合理。


第五步,修正预算。由于预算是通过估计制定的,难以保证准确,需要不断地调整。一个耗资不菲的会展项目,其预算至少每两个月要检查一次,发现问题就及时进行调整,使之符合实际情况和需要。必须说明的是,改变预算是很正常的,但任何改变都应有充分的理由。如果理由成立,即使会造成额外的开支,甚至损失,都要坚决改变。最好的方法是仔细调研,认真计算、周密安排,而且要注意的是,改变预算的时间离会展开幕日期越近,可能产生的额外费用就越高。


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