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会展服务—展品运输六大陷阱

2018-04-02
搜索关键词: 展会策划 会展服务

  展品运输六大陷阱

  陷阱一: 不读《运输指南》,频遇难题。

  (运输指南》是展品运输代理在每个展览会开幕前制定的一份实用性文件。通过相关逾径分发到参展商手中,以便相关人员能及时了解展品运输中的相关环节,及时应对紧急问题。为了保证展品运输的安全性,避免展品在整个运输、装卸和展台就位的全过程中出现损坏与丢失展品的现象,《运输指南》对参展展品的包装、唛头、运输保险提出了相关的规定和建议,对超重、超限展品的运输、装卸和展台就位也做出了相应的提示。大了保证运输代理在展览品从抵达指定的港(站) 开始到展台就位的这段时间里,有充足的时间完成展品的报关、报检、提货、运输、查验、熏蒸处理等必要的手续和操作过程。收到《运输指南》后,可以会展服务组织相关人员认真看一看,读懂了再干可以少走弯路。

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  陷阱二: 少缴关税,压低价格,自找苦吃。

  出国参展需要办理展品和运输单证、海关手续、保险手续,但是,各国对单证具体要求可能不一样,需要事先了解,并相应做好准备。为了方便通关,所有展品都必须标价、申报。出售品需要标价,其他展品和用品比如礼品、宣传品、自用品、招待品、道具等即使是无商业价值,也需标价。有些参展企业为了少缴关税,在展品清册上做手脚,将货物价格标得很低。这也许会省一些小钱,但会得不偿失,自找苦吃。海关人员有许多办法对付未如实中报者。一旦被认定瞒报货值,会缴纳数倍罚款,展品被扣押。

  展品若受損,保险公司将按报关清册赔偿。因此,参展商还是如实申报为好。

  陷阱三: 心存侥幸,不买保险,得不偿失。

  运输险是展品在运输和展览过程中的保险。在展品发运并取得提单后,按展品清单上的价格办理保险手续。一般可办理一切险种,并取得保险单。保险期从展品在国内仓库发货至运回国内仓库止。分保业务可交由承保行办理。建议参展商根据自己展品的实际情况加上附加险,如它可以提供盗窃险和破损险的保护。在运输途中发生破损丢失,应设法向事故责任方取得理赔单证,若无法取得理赔单证,则要求责任方写证明书。受损方填写受损报告书,连同索赔清单交承保公司办理索赔手续。索赔期一般为一年。忠告您:一旦出险,现场取证最重要。

  陷阱四: 标签标注不详,运输延误。

  在国内,参展样品的包装通常由参展企业工作人员解决。包装一定要做到细致入微,要在货物的包装箱上将标签填好,企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。这些虽然是细节,但很容易产生麻烦。有的企业只写展览馆的名称,没有写展会名称,就会耽误运输。比如法兰克福展览中心很大,经常同时举办两个或者三个展览会。如果展会名称不清楚,运输商就不知道该将展品送到哪个馆。

  企业名称和日期也应明确。企业在公司所在地发货经常会遇到这样的情况,企业找的运输商常常为了压低成本,特货物转包出去展品经常会被儿次转包,最后由一家有运输实力的公司把货物集中起来统一发货。由于几经转手,最后接货的公司并不知道该货的货主是谁。如果货物标签上公司名称不清楚,展览会的运输代理去提货的时候,就不知道哪一件是要参加展览会的展品。在展览旺季,展览会的运输商每天收到的货物很多,常常分属不同的展览会。因此,展品运输时标签的内容就显得格外重要,一旦没有写清楚,就容易造成货物丢失或进错场馆的情况。

  一些大件设备,比如纺织机械等,基本都是大厂商生产的,他们参展通常会自己派车将货物运到展览会。如果不是自己运输,展品包装外的标识更要全面。这些方面,B美国家比较规范。比如在较大设备的箱外,他们会在箱子四角用火烫出链子状的标志,表明这里是可以用来吊的位置。另外,机器的重量、重心、方向等都有清楚的标志。这样,展品进场时工人搬运操作起来就不会把货物碰坏。如果展品是易碎品,在包装时里面要加好防震的材料,箱子外而要特别注明易碎标志。如果展品不能倒放,也应该标明清楚。因为在航空运输展品进不了舱门时,运输人员如果看到不能倒放的标志,就不会倒放,而会建议该展品换飞机或者采取其他的运输方式。

  陷阱五: 雇用游击队搬运工,展品受损,无人买单。

  目前,很多展览馆管理不善,展览馆内常常有一些游击队式的搬运工。他们看见参展商进来就蜂拥而上,以极低的价格承揽搬运业务。他们的价格虽然很低,但是服务的安全性没有保证。

  游击队式的搬运工在搬运过程中发生货物损坏时,通常的办法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬运工,因此在搬运过程中,常常会有盗窃展品的事件发生。游击队式的搬运工虽然价格便宜,但是参展商图便宜发生展品损伤的问题是没有办法解决的。

  参展企业的工作人员也不宜加入展品卸载工作,一旦出现展品损伤,责任难以分清。一般情况,组展商与指定的展品运输商都会有合同在先,如果在搬运中出现展品或人员的损伤,可以找展品运输商要求一个合理的解决方式。

  陷阱六: 无视展品运输,无奈“开天窗”。

  现在很多参展企业都是全委托组展商或运输公司办理展品运输,而企业自身却不安排任何人跟踪此事,这是不对的。一旦出现展品延误、缺失等情况,责任在运输方,可损失最大的自然是参展商。

  参展商希望在展览会期间向观众展示自己的展品和技术,但往往因为发货不及时贻误了时机。展会上,有时候个别展位上空空如野,业内俗称“开天窗”。出现这种问题是由于参展商从国内港(站) 发货较晚,导致展品在规定的抵达港(站) 时间之后到达。这会给参展商指定的展品运输代理带来提货、运输、报关和报检等方面的时间压力,进而导致参展商不能及时参展或无法将展示产品摆上展台。这就要求参展商事先做好运输筹划方案。整个方案涉及运输方式、运输路线、运输日程和运输费用等因素。在确定展品运输日程时,不仅要考虑运输所需的时间,还要考虑展品、道具、资料等展览用品准备所需时间,以及办理有关单证和手续所需的时间。

  展会后,鉴于回运高额的运输费和复杂的海关手续,虽然展会主办方是不允许在展会现场买卖样品,但仍有部分参展企业会将参展样品卖掉,或是赠送给意向客户。如果展品需要回运的企业要注意,在展品出运前,务必要填写完整的展品清册单(中英文两种格式)。展品清册是向国内外海关报关、清关的重要单证,也是出售展品时的价格依据,否则展品回运将会遭遇麻烦。


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