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活动策划中的活动场地相关问题答疑(二)

2018-04-02

活动策划公司在策划与执行的过程中充分考虑到活动场地方面的问题,下面是关于活动场地中的相关问题答疑。
1、问: 活动场地有噪声限制吗?
答: 如果活动场地在居民小区内,就可能会有噪声限制。这会影响到活动的结束时间。了解在哪里可以播放音乐以及音量可以调到多大等事宜。例如,某环境优美迷人的城堡,用来举办夏季户外活动是再适合不过了。但由于其地处居民区,晚上10点以后在花园里就不得再进行现场歌舞表演或播放录音了,并且对于音量也有特别规定。度假村对私人户外活动也有嗓声方面的规定,因为他们不希望乐队的表演时间太晚而打扰其他客人。
2、问: 需要购买什么保险来保护客人、客户、你的公司和你自己?
等: 向活动会场、供应商了解保险需求,并与客户客户公司律师、所有的人和物都在保险的保护条款之内。确保遵循一切保护程序。例如,对于团队建设的公司活动,必须让客人签署免责书。切记,如果客人参加体育活动,要在活动后而不是活动前供应酒水饮品。
3、问: 会场员工的经验水平如何?
答: 你肯定想拥有最优秀、最有经验、最专业的员工。花些时间到活动会场去了解,看是否还存在任何问题。餐厅服务员可以戴耳环、戴唇环或染发吗? 主办公司的形象如何? 是否与公司一贯的形象相一致? 与高层管理部门讨论所涉及的各项礼仪。明确为活动设定的基调。需要员工表现得友好活泼还是矜持稳重? 管理部门要向员工进行说明。
在执行流程表中要记录下所有事宜。如果不能保证员工的整体形象与客户的形象相一致,则需另觅其他会场。在活动当晚布置工作结束前,请管理部门通知相关人员做活动前的最后检查,并把员工介绍给主要联系人,通常就是活动策划人。活动策划人可借此机会向全体员工就其为活动的成功已做出的和将做出的努力表示感谢。
4、问:他们之前是否经办过类似规模的活动? 规模具体有多大?
答: 多方咨询并与在该活动会场工作过的供应商探讨。向其了解之前的活动哪些方面做得不错,哪些方面有待改进。在某个时间段而并非一整天)的私人活动中,最多接待了多少客人? 他们带给客人怎样的体验?
要求提供证明并详细说明。他们曾经同谁合作,又取得过什么成绩? 将双方前客户和供应商的姓名和联系方式留下来。
5、问: 作为特殊活动的策划人,你之前有没有在这种场所举办过类似规模的活动?
答: 你或你的公司有什么切身体验? 如果你之前举办的只是较为小型的活动,那就要了解举办一场超过2000人的大型活动需要请谁来帮忙。
不要抱有投机取巧的想法。最好向在这方面有成功经验的人士请教,而不要勉为其难地去做。可以请有创意的导演来加盟,为你提供创新设计和物流服务; 与你的策划小组合作,获取他的专业知识的支持。
一家通常不提供包场酒宴服务的餐厅,在其他会场举办的筹款活动中承接了酒宴服务,虽然说他们的餐厅服务达到了五星级标准,但是在该活动中,他们的服务却有失水准。酒宴服务和餐厅服务是两个概念。酒宴服务人员通常会在同围巡视,及时为客人换上千净的杯子和盘子。在物流工作安排不到位的情况下,这一点就显得尤其重要。如果在立式招待会上没有事先规定把用过的餐具放在哪里,那么客人就会随意放置了。酒宴服务人员本能地知道什么时候该撒掉杯子或递上纸市,这种细心周到的服务和给当的礼仅是活动成功的基本要素。
6、问: 某些物品是否需要收走?
答: 如果在活动会场有平时摆放出售的物品,那么要把它们拿走并放到客人看不见的地方,否则客人 会误以为是活动用品,而你则不得不为此买单。某筹款活动中,客人把架子摆放的商品都当成免费样品带走了。
7、问:消防安全方面有哪些规定你需要办理什么许可证?活动会场须持有什么许可证?
答:必须了解各相关规定以及由谁负责办理哪种许可证。别以为活动会场会为你提供所需要的一切。你可能会需要酒水经营许可证、酒吧延时关门许可证(在特殊场合可能需要用到) 或帐篷使用许可证。所有许可证都要备份存档。
你还要了解消防局所允许的场地最大容纳量以及搬走家具或增添卫生间设施对会场产生的影响。要记住,保证活动人数不超过会场最大限量是你的责任,而不是会场的责任。为了安全起见,都有哪些消防通道? 必须保证其畅通无阻。另外,是否需要设置清晰的安全出口标志?
找到新颖的场所和设计独特的活动内容可以创造出令人难忘的情景,你希望举办的每次活动都成为到场客人一年中最难忘的时刻。要勇于尝新,但之前必须做足功课,做好计划和准备,必要时聘请专业人士。不要把活动局限于宴会厅,要尽量营造出神奇的效果,但首先要对活动策划与执行的所有相关情况提前进行准备。记住,不要放过任何细节,如活动场所的地毯要不要送去清洗? 卫生间是否符合标准? 涂漆是否完好? 墙纸呢? 每一方面都不容忽视。这样做十分必要。要创造出客人自己无法效仿的活动,并尽量使活动与众不同。


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