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活动策划中的活动场地相关问题答疑(一)

2018-04-02

1、问: 什么时候使用场地?
:要非常清楚使用场地的确切时间并确保在合同里注明,以免以后产生误解。要记住,现在与你合作的人以后不一定在场,在活动策划过程中,你可能会依次和销售部到业务部再到活动现场的工作人员一一打交道,因此,活动进程中的每一步都要落实成书面文字(此为关于活动策划常见问题)。

2、问: 安装设备的时间是否够用?
: 如果你需要的舞台设备安装时间远远多于场所提供的时间,那么可以将活动中餐饮的收入作为协商砝码,来换取延长安装时间方面的实惠记住,虽然他们从你的活动中获益,但要求他们为你的活动而延长停业时间,就会使他们损失餐饮方面的收入。如果有额外补偿,他们或许会允许延长安装时间。除了解安装的要求外,还要知道在搬运设备、安装、排练时,活动场地还有哪些安排。这些都会影响到你的时间安排。
某举办新车发布会的场地,将新车搬入活动会场的必经之地却被另一个活动预订了。为此,我们的活动只好改到了另一个可以保留24小时的房间,而这个房间是否便于汽车进出非常关键( 因为门需要足够宽)。这一关键的物流需求在签订合同之前就要弄清楚,不要等到活动当天再去落实。
确保在合同中列出你需要使用会场的具体时间,并约定在你之前的活动结束后,对会场进行清理,并使其恢复到事先商定好的状态。

3、问: 场地原有家具或固定设施需要搬走吗?
: 寻找活动场地时,不要局限于其家具或固定设施。多数场地都同意将家具或设施搬出去存放在他处,以便接待更多的客人比如吊灯,有可能与装饰的主题不符,影响音像设备或者灯光设备的使用。在合同中详尽地列出需要搬走的家具以及你将会承担的费用。

4、问: 搬运家具需要额外开销吗?
: 请员工搬运家具和设施,除去工会的费用(如工作餐费、起价量等)之外,还要支付其他费用。如果场地没有储物空间,就要用貨车来存放不需要的家具和设施一整夜或者更长的时间,这取决于数运设备、安装、排练、设备析除及报出所需的时间你的活动结束后,还要再把原会场的家具搬回来,为此也要支付一定的劳务费和其他相关物流费。为防止家具的损坏成丢失,确保给家具办理适当的保险。另外需要注意的是给卸货的货车办理停车许可。

5、问: 在活动前、活动中及活动后需要安排清洁人员吗?
: 不要以为场地方会提供免费的清洁服务。虽然这一条款可以协商,但你要在签订合同之前弄清楚。

6、问: 按规定场地可容纳多少人?
: 了解并遵守场地的额定容量非常重要。使嘉宾人教最大化的其中一个方法是分时段邀请。例如,在请柬中写上早、中晚的活动时排。这种情况下,每次活动都要有正式的开幕与闭幕仪式,确保所有的客人都会在下一场活动开始前离开。这样做也有一弊,那就是如果活动间不具体,内容没区别,则无法控制客人的离开时间

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