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会议服务中会议日程表的设计

2018-01-31
搜索关键词: 会议服务 会议策划

在会议策划活动中,设计会议日程表是重要的内容之一会议日程表的设计要充分考虑以下因素:

(1)在一个对大部分目标听众来说比较方便的时间开始活动。

(2) 预留充足的登记时间。

(3) 由会议主席作简要介绍或致词,以正式开始一天的活动。

(4) 会议时间应长短适中。

(5) 会议间歇休息时间应充分。

(6) 确保充足的茶点供应。

(7) 安排一次总结性的全体会议。

(8) 避免以混乱收场。

下面所列举的两种策划方案只是许多种策划方案中的范例,可供在进行会议策划时参考,在实际会议策划中,可能会有诸多变化的因素。

一日会议的策划方案

这是为有50名与会者参加的一日会议策划的方案。大多数一日会议都是为那些在附近地区居住或工作的人举行的,会场通常选在一家有较多会议室的酒店。


事件1:8:30AM注册登记。

会议注册登记时间定为8:30AM,应该为与会者留出吃早饭和路程上的时间(这个时间可以根据与会者的交通工具和会场附近的公共交通设施的情况有所改变),半小时的时间可以让与会者从容不迫地参加会议。这种策划方案假定与会者已经提前注册过,因此秘书会在注册时段不必赶时间。


事件2:9:00AM全体大会。

全体大会作为整个会议的开始,时间不应超过35分钟。下一个会议将在9:45AM举行,因此与会者只有不到10分钟时间从大会厅转移到并行会议的场地。


事件3:9:45AM并行会议。

现在,并行会议开始了。具体的安排可以制作一张表格,请注意,每一个并行会议的编码都是以3开始,这样可以使相关的每一个人马上看出具体会议与时段安排之间的关系。这种联系还可以通过许多其他方式来表现,但是不论使用怎样的系统,都必须让与会者看明白。三位数字编号的系统可以表示99个并行会议。当并行会议在9个以下时,,则可以用30~39的编码来表示。


事件4:10:30AM休息。

事件之间的休息也要用编号标识出来,以便控制休息的时间。秘书处应该负责安排休息时间,并用编号来标明每一次会议的时间及其他问题,以避免发生混乱。休息是整个会议的一部分,每一次休息都有特殊的原因和安排。在一个半小时的连续活动后,与会者需要休整一下,吃些东西或四处走走,放松双腿。


事件5:10:45AM并行会议。

第二组并行会议。在策划方案的这个部分并没有安排重复会议,但是在会议当天的晚些时候将有相关安排。


事件6:11:30AM自由活动。

这一段自由活动时间,可以让与会者有机会进行各种活动,而不错过公议。一日会议的会场常常处在市中心,在这种情况下,可能有些与会者想趁此机会进行购物,或和其他的与会者小聚一下。而如果会议安排中没有留出自由活动的时间,他们就有可能放弃一两个会议,出去聚会。有些与会者希望一天的活动在午餐之前有些小变化。


事件7:12:00PM午餐。这个策划方案中,安排所有的与会者在一起用午餐。当会议不提供午餐时,日程表上应该在场地一栏标注“午餐自便”或类似的说明。如果午餐会上有发言人讲话,通常整个午餐会要安排两个小时; 如果没有安排发言人讲话,与会者可能要利用午餐休息时间进行一些其他的活动。如果会议安排与会者午餐自便,承办者则应向与会者提供相关信息,帮助他们选择食物好而且服务快捷的餐厅。


事件8:1:30PM讨论会。 在午饭后举行行的会议有一定的难度,因为这个时候与会者可能感觉比较懈息。而要求与会者积极参与并进行信息交流的讨论会,则可以解决这个问题。请注意,这里要用到记录员,他们是与会者事先选举出来的,负责记录小组讨论的结果。


选择召开会议的形式

会议的召开形式是多种多样的,恰当地选择会议的形式是决定会议成功与否的关键因素。

会议的主要形式有以下八种。

1、两方会议

这种会议形式是为仅有两方的会议设的。一般适用于共同筹备的活动,或是双方就彼此之间的关系或利益进行谈判,或是利用某神偶然的机会讨论业务。

2、非正式会议

这种会议通常是由某一个高层人士提出问题,法而由与其关系紧密的另外几方加入并进行的。召开这种会议的目的往往是“聚在一起研讨解决问题的办法”。

3、集思广益会议

这种会议是临时的、非1式会议的发展,其目的是要产生创造性、改革性的思想。所以,与会人员就不能仅仅限于临时的非正式会议中彼此关系紧密的参与方,而是要扩大范围,加入一些思维灵活、视野宽广或经验丰富的参与者。灵感的产生需要与他人的交往并得到反馈。

4、紧急委员会

这种会议与常设委员会、非正式会议都有类似之处,目的是解决紧急发生的问题。虽然是临时的,但会议要讨论的内容显然会深人、具体得多,往往会涉及具体的实施细则。相对于常设委员会可以更灵活,不需要事先考虑好很多的框架,如会议日程、会议时间等。虽然这种会议往往于匆忙间召开,但往往都能在短时间内达成决议,所以通常效率很高。

5、常设委员会

常设委员会覆盖面较广,并通常有特定的组成名目,如董事会、财务管理委员会等。由于是一种常设会议,并且其成员任期也较长.所以显得比较正式,召开会议前需要做好事先准备,并且议程相对固定,内容的变化也只与时间有关。一般来说,公司中高层的例会都可以以这种形式进行。

6.正式会议

这种会议应当是标准的会议模板,,准备充分、议程严密、参与者众多。其目的一般是趋于处理重要的、非争议的问题,提供最终决策,设计实施方案,并要具体落实到每一个参与者的头上。这种会议是商业活动中不可缺少的重要内容,公司的员工大会、股东大会等法定会议或管理层的全体会议都使用这种会议形式。

7.展示会议

展示会议的主要目的是向与会者传递某些直观的信息。由于展示的信息具有直观性,所以这种会议形式往往能给与会者留下深刻的印象。这种形式一般适用于一部分人向其他人展示或汇报自己的研究报告或工作成绩时使用。

8.公开会议

公开会议主要目的是为了吸引公众的注意力,以扩大召开会议方的影响力。这种会议准备充分、设计严密,但往往不需要与会者进行交流讨论,决议一般已经作出,只是借会议公开而已,如新闻发布会、商业展示会等。

9.各种论坛

围绕自然科学和社会科学的理论,以及社会政治、经济、产业、行业、专业、生活中的各种问题进行探讨、演说的会议。例如,达沃斯论坛、陆家嘴论坛等。

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