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展会项目立项策划的主要内容

2018-01-31
搜索关键词: 展会策划

展会项目立项策划

在确定了展会的目标、题材以及主题之后,就可以进行展会项目立项策划了。所谓展会项目立项策划,就是根据掌握的各种信息,对即将举办的展会的有关事宜进行初步规划,设计出展会的基本框架。

以展览为例;其项目立项策划的主要内容包括: 展会的名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、参展计划、招展策划、宣传推广和招商策划、展会进度计划、现场管理计划、相关活动计划等。以下就其中较重要的几项来加以说明。

展会效果图

一、展会的名称和地点

展会的名称一般包括三个方面的内容,即基本部分、限定部分与行业标识。例如,“第二十一届上海国际广告技术设备展览会”,其基本部分是“展览会”,限定部分是“第二十一届”和“上海国际”,行业标识是“广告”。

基本部分,用来表明展览会的性质和特征。常用词有展览会、博览会、展销会、交易会和节等。

一般来说,展览会是以贸易和展示宣传为主要目的的展会专业性较强,展览现场

一般不准零售:博览会是指以展示宣传和贸易为主要目的的展会,展览的题材多面广泛,专业性不强。展览现场一般也不准零售展销会是指以现场零售为主要目的的展会;交易会和“节”的含义较广,同时具有展览会、博览会、展销会三者的含义。

值得指出的是,尽管以上不同类型展会的功能有所区别,但在实际操作中,有混用的现象,都用来表示展会。

限定部分: 用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。常用的时间表示法有“届”、“年”和“季”等,如“第八届中国北京国际科技产业博览会”限定部分是“第八届”和“中国北京国际”。

行业标识: 用来表明展览题材和展品范围。行业标识通常是一个产业的名称,或者是个产业中的某个产品大类。

例如,“第六届中国国际机械工业展览会”其行业标识是“机械工业”。


如何选择展会的举办地?

策划选择限会的举办地点,但括两个方面的内容,一是展会在什么地方举办,二是展会在哪个展馆举办。

展会选择在什么地点举办,是与展会的展览题材、展会的性质和展会的定位分不开的。一般的选址总是在交通便利和较重要的经济中心。国际性的展会一般应在对外交通和海关比较便利的地方举办,这样可以方便海外企业参展和观众参观。

在具体选择展馆时,还要综合考虑使用展馆成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求,以及展馆本身的设施和服务水平等因素。


二、办展机构

办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位,可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。一个展览会的办展机构一般有以下几种: 主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。

主办单位: 拥有展会,并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。例如,“上海国际工业博览会”其主办单位由国家发展改革委员会、商务部、科学技术部、信息产业部、教育部、中国科学院、中国工程院以及上海市人民政府等多家单位组成。

承办单位,直接负责展会的策划。组织,操作与管理,并对展会承相主要财务责任的办展单位。承办单位是办展机构中较为核心的单位。例如“第十届大连国际汽车工业展览会”其承单位由中国国际贸易促进委员会大连分会、中国际贸易促进委员会代车行业分会。中国汽车工业协会、中国汽车工业进出口总公司,大连保税区管理委员会等单位组成。

协外单位,协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理,部分地承担展会的物展、招商和宣传推广工作的办展单位。

支持单位,对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理,或者是招展,招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。


对于一个展览会来说,主办单位和承办单位是最为核心和最为重要的办展机构,是必不可少的。协办单位与支持单位可视展会的实际需要来定。


三、办展时间

会展时间策划主要解决好三个问题:一是什么时间为最佳办展期; 二是展期多长合适;三是展览周期问题。

1、展览时间的确定

要掌握市场对目标展品需求的季节变化,选择适当的时间办展。例如,市场对服装这一产品需求的季节性变化很大,服装展就必须充分考虑这一情况;又如,高校毕业生人才洽谈会,应当充分考虑用人单位的需求和高校学生的毕业时间因素。

2、展期的确定

般来说,在参观人数基本固定的前提下,展期越长,各项支出就越多,成本就越高,效益就越低;反之.周期越短.成本就越低,效益就越好。国际上,许多专业展会的展期一般在3天左右。

3、展览周期的确定

展览周期应根据市场需求来确定。例如,中国进出口商品交易会(广交会)原来是一年一届,由于市场需求旺盛,现已改为一年两届,每届三期。

展会周期还有根据气候因素来决定的。由于春秋两季气候宜人.所以许多展览会都放在3~6月或9~12月举行。


四、展会定位

展会定位是要清晰地告诉参展企业和观众,展会“是什么”和“有什么”。具体地说,展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况,通过建立和发展展会的差异化竞争优势,使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象。展会定位是展会的一种战略性营销手段。

给展会定位可以按下列四个步骤进行。

第一,执行展会识别策略。通过对会展市场的细分,明确本展会要向参展商和观众提供哪些富有特色,而又与众不同的价值。

第二,选定目标参展商和观众。通过细分具体产业市场,选定适合本展会的潜在参展商和观众的范围。

第三,积极传播展会形象。展会定位确定后,要通过各种手段将本展会的特色告诉潜在的参展商和观众,让他们了解本展会的定位。

第四,创造差异化优势。本展会与同题材的其他展会相比竞争优势凸现,在众多的展会中就会脱颖而出,取得成功。


五、参展计划

对于参展企业而言,参加展览会不是简单的派几个人带着展品样本去展馆展示企业的产品,而是一个涉及面很广的复杂工程项目因而制定详组的参展计划就显得十分重要。一个好的参展计划是在一定的投人下,取得最大参展效益的基础。参展计划应该包括在企业的年度工作计划中,统筹安排。参展计划般包括以下几点

(1) 展出目标。确定参加展览会的目的或预期要达到的目标。

(2) 选择展会。根据展出目标确定要参加的一个或数个展览会。

(3) 展出重点。确定所参加的展览会所要宣传或展览的重点项目。

(4) 相关活动。确定在展会期间开展各种活动。

(5) 时限要求,按展览会的时间确定各项工作的起止时间。

(6) 人员安排。指定参展项目的管理人员、工作人员,以及各自的分工责任。

(7) 资金计划。安排全年度用于展览会的资金使用计划。

(8) 筹备工作。确定与所参加展览会配套的资料准备、展品制作、运输等工作。

在年度计划的指导下,针对每一个要参加的展览会,应制定出详细的参展方案。参展方案中,除了年度计划中的相应内容以外,还应包括主题、标志、色彩、文字、照片、图片、展品、布局等针对展览会的具体要求,以及对指定的展位设计和施工公司提出的要求。


六、招展策划

招展策划是展会组办方对招展活动方案进行的策划,是展会整体策划中最基础的工作之,也是展会筹备过程中最重要的环节之一

1.目标参展商数据库

招展策划的第一步是通过广泛收集日标参展商的信息,建立一个完整实用的目标参展商数据库,为展会招展做好基础性的准备工作。

所谓目标参展商,是指办展机构认为可能会来参加展出的企业或其他单位日标参展商是展会招揽展出者的目标范围。

目标参展商的有关信息可以通过行业企业名录、商会和行业协会、政府主管部门,专业报刊、同类展会、外国驻华机构、专业网站以及电话黄页等收集。

收集目标参展商的信息,除了要收集它们的名称。地址.联系电话、传真、网址和Emal.联系人等基本信息外,还要收集关于它们生产的产品和种类、目标市场、企业规模等信息,这些信息对以后展会拓展有重要参考价值。

目标参展商数据库的建立需要按标准对数据进行分类,选择合适的软件等,不仅有较强的专业性,而且还需要有足够的耐心,因为进人数据库的信息可能会有几万条甚至几十万条。

2.招展价格

招限价格就是展会的展位出售价格。一个限会的招展价格一般有两种,一是标准展位价格,通常是以一个标准晚位多少钱来表示二是空地的价格,一般用每平方米多少钱来表示。


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