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一日会议的策划方案

2018-04-03

这是为有50名与会者参加的一日会议策划的方案。大多数一日会议都是为那些在附近地区居住或工作的人举行的,会场通常选在一家有较多会议室的酒店。


事件1:8:30AM注册登记。

会议注册登记时间定为8:30AM,应该为与会者留出吃早饭和路程上的时间(这个时间可以根据与会者的交通工具和会场附近的公共交通设施的情况有所改变),半小时的时间可以让与会者从容不迫地参加会议。这种策划方案假定与会者已经提前注册过,因此秘书会在注册时段不必赶时间。


事件2:9:00AM全体大会。

全体大会作为整个会议的开始,时间不应超过35分钟。下一个会议将在9:45AM举行,因此与会者只有不到10分钟时间从大会厅转移到并行会议的场地。


事件3:9:45AM并行会议。

现在,并行会议开始了。具体的安排可以制作一张表格,请注意,每一个并行会议的编码都是以3开始,这样可以使相关的每一个人马上看出具体会议与时段安排之间的关系。这种联系还可以通过许多其他方式来表现,但是不论使用怎样的系统,都必须让与会者看明白。三位数字编号的系统可以表示99个并行会议。当并行会议在9个以下时,,则可以用30~39的编码来表示。


事件4:10:30AM休息。

事件之间的休息也要用编号标识出来,以便控制休息的时间。秘书处应该负责安排休息时间,并用编号来标明每一次会议的时间及其他问题,以避免发生混乱。休息是整个会议的一部分,每一次休息都有特殊的原因和安排。在一个半小时的连续活动后,与会者需要休整一下,吃些东西或四处走走,放松双腿。


事件5:10:45AM并行会议。

第二组并行会议。在策划方案的这个部分并没有安排重复会议,但是在会议当天的晚些时候将有相关安排。


事件6:11:30AM自由活动。

这一段自由活动时间,可以让与会者有机会进行各种活动,而不错过公议。一日会议的会场常常处在市中心,在这种情况下,可能有些与会者想趁此机会进行购物,或和其他的与会者小聚一下。而如果会议安排中没有留出自由活动的时间,他们就有可能放弃一两个会议,出去聚会。有些与会者希望一天的活动在午餐之前有些小变化。


事件7:12:00PM午餐。这个策划方案中,安排所有的与会者在一起用午餐。当会议不提供午餐时,日程表上应该在场地一栏标注“午餐自便”或类似的说明。如果午餐会上有发言人讲话,通常整个午餐会要安排两个小时; 如果没有安排发言人讲话,与会者可能要利用午餐休息时间进行一些其他的活动。如果会议安排与会者午餐自便,承办者则应向与会者提供相关信息,帮助他们选择食物好而且服务快捷的餐厅。


事件8:1:30PM讨论会。 在午饭后举行行的会议有一定的难度,因为这个时候与会者可能感觉比较懈息。而要求与会者积极参与并进行信息交流的讨论会,则可以解决这个问题。请注意,这里要用到记录员,他们是与会者事先选举出来的,负责记录小组讨论的结果。


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